Файл: liderstvo.docx

Что дает использование времени блоками?

1. заставляет продумывать ежедневные задачи и выделять в графике время, необходимое для их решения.

2. создает основу для определения ожиданий и установления границ. (если ваш календарь заполнен, вам приходится кому – то говорить нет или пересмотреть свои приоритеты).

3. улучшает вашу способность оценивать потребности во времени, способность оценки продолжительности задачи – это профессиональный навык, отличающий хороших менеджеров от остальных.

4. вы сможете лучше проводить подобные оценки и отказываться от непродуктивных программ, поскольку для их реализации требуется слишком много времени.

4. Управление своим временем.

Отслеживайте и оценивайте свой график. По мере того как ваш график формируется и делегируемые задачи начинают распределяться по категориям, вам следует уделить больше времени тем, которые вы ставите перед собой; один из способов оценить ваш прогресс – контрольный список.

Таблица 8.

Контрольный список для оценки вашего графика

Ваш график - это инструмент информирования. Посмотрите на ответы категории «иногда» и «никогда» и спросите себя: почему вы не добиваетесь того прогресса, которого хотели бы? Является ли ваш график реалистичным? Насколько оправданы ваши ожидания? Учли ли вы ожидания других? Что сбивает вас с пути? Можете ли вы использовать ваш график для обсуждения вашей рабочей нагрузки с руководством? Изучите ваши ответы категории «всегда» и «часто». Как вы можете ускорить прогресс за счет улучшения других категорий?

- Считаете ли вы себя достаточно подготовленным и сфокусированным человеком?

- Можете ли вы обоснованно корректировать свои оценки времени?

- Добиваетесь ли вы численно измеряемого прогресса в ходе достижения поставленных перед вами целей?

- Не слишком ли много видов деятельности вошло в ваш график?

Сохраняйте сфокусированность на своих целях. Старайтесь заниматься в свою очередь теми задачами, которые работают на достижение ваших целей. У вас может возникнуть искушение заняться чем – то, что к ним не относится, но соглашайтесь на решение другой задачи только в том случае, если это не повлияет отрицательно на остальную вашу работу. Научитесь говорить «нет» всем проектам, не являющимся для вас приоритетными.

Делегирование полномочий.

Последовательность разработки рабочей схемы.

- Разработайте списки обязательных дел с включением туда оценок времени.

- В графике укажите важнейшие виды работ или виды деятельности, которые требуют креативной и интеллектуальной работы во время пикового расходования энергии.

- Не учитывайте каждую минуту. Оставьте зазоры, чтобы вы могли справиться с кризисными ситуациями и неожиданным развитием событий.

- Комбинируйте задачи; например, открывайте ваш почтовый ящик, когда компьютер делает копию какого – то документа.

- Определите, сколько времени вам нужно, чтобы завершить работу, прежде чем покинуть класс, а затем двигаясь в обратном порядке, расставьте в графике все важнейшие задачи.

- Выделите задачи, к которым приступите, если у вас неожиданно освободится время.

- Ведите свой график так, чтобы его легко можно было оценивать.

- Проверяйте динамику вашего движения на протяжении всего дня, чтобы убедиться, что вы двигаетесь к цели.

- Сообщите о вашем графике другим, благодаря чему вы сможете больше внимания уделять управлению временем.

- Фиксируйте ваш прогресс.

- Поздравляйте себя каждый раз, когда добиваетесь цели.

Креативное делегирование задач.

Не скупитесь на похвалу. Ваши помощники и педагоги часто перегружены работой, которая не всегда оценивается должным образом. Поэтому отправляйте им только обоснованные запросы, причем несрочные. Показывайте, что вы понимаете ценность их времени.

Будьте и сами вежливыми, внимательными, гибкими и полезными для других.

Результативное делегирование задач.

1. Выберите задачи, которые следует делегировать. Помимо задач, которые не соответствуют основным видам вашей деятельности, рассмотрите работы, которые другие люди, возможно, сделают лучше, чем вы.

2. Помните, что работа, которую вы не любите, для кого – то другого может быть интересной.

3. Подберите людей для каждого вида работ, При этом учитывая загрузку сотрудника, личность и наличие навыков и умений. (даже если этот человек не может выполнять анализируемую работу так же хорошо, как и вы, после соответствующей подготовки он значительно вам поможет).

4. Четко сообщайте о своих ожиданиях, в том числе о требованиях, необходимых для достижения успеха; укажите временные и сметные параметры. Вместе с человеком, которому вы делегируете задачу, определите, что будет пониматься под ее успешным решением, познакомьте педагога с теми людьми, с которыми ему придется взаимодействовать.

5. Помимо ответственности делегируйте и полномочия.

6. Позвольте человеку действовать самостоятельно.

4. Преодоление препятствий.

Какие проблемы мешают правильно распределять свое время?

Перечислим наиболее распространенные трудности, которые приходится преодолевать многим людям:

- хаотическая, шумная, отвлекающая рабочая среда;

- плохо организованное рабочее пространство;

- привычка тянуть и откладывать на потом работу, которую необходимо сделать немедленно;

- участие в неэффективных совещаниях и необязательные поездки.

Действия в условиях неблагоприятной рабочей среды.

Распределение времени в рабочей атмосфере, для которой характерно прерывание занятий. Целью должно быть улучшение. Каждый раз, когда вы чуть лучше управляете вашим временем, вы приближаетесь к одной из ваших целей.

Проанализируйте все виды прерываний, с которыми вы сталкиваетесь, и попытайтесь разработать планы действий в подобных ситуациях. После этого сообщите другим, как они должны действовать в случае повторного возникновения проблем.

Эффективно используйте прерывания: сможете делегировать вопросы, из – за которых возникают прерывания, причем делать это достаточно часто. Однако в тех случаях, когда вы единственный человек, который может все решить, поступайте быстро, чтобы могли вернуться к своим основным задачам. Даже если прерывание требует от вас половины рабочего дня, сфокусируйте свою энергию на той части дня, которая у вас осталась, для решения своих задач.

Вам не всегда требуется быть открытым для остальных. Иногда вы можете отказаться кого – то принять, если с этим человеком не было предварительной договоренности о встрече:

- определите, имеется ли у неожиданного посетителя, например, родителя, проблема, требующая вашего срочного вмешательства, или он оказался в ситуации, требующей вашей немедленной помощи;

- если возможно, назначьте другое время для общения с данным человеком;

- переадресуйте посетителя на своего коллегу, если это возможно;

- сделайте пометку о том, где вы остановились, когда вас оторвали от работы, и после прерывания вернитесь именно в это место решения вашей задачи.

Выработка стойкой привычки управления временем.

Осуществляйте скрининг звонков, используя для этого определитель номера звонящего или голосовую почту.

Если возможно, переадресуйте звонок на своего коллегу.

Ваш телефонный разговор должен быть коротким и сфокусированным.

Выделите время в течение дня, когда вы принимаете телефонные звонки и сами звоните..

Там, где возможно, используйте для общения электронную почту.

Каждый вечер в конце работы кратко подведите итоги тому, что было сделано за день. Это поможет начать следующий день с четкого понимания ситуации. Составьте схему (таблица 9)

Таблица 9.

Задачи для экономного использования времени