Файл: Ю. А. Котлова бухгалтерский учёт и анализ.doc

3.2. Классификация первичных документов

1. По месту возникновения документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние – это те документы, которые поступают в организацию от её контрагентов. Например, счёт, которым поставщик требует оплатить поставку. Или выписка из расчёт­ного счёта в банке, которой банк извещает о движении денег по расчётному счёту фирмы.

Внутренние оформляются в самой организации: приходный ордер (о поступлении материа­лов на склад), наряд на работу (поручение выполнить работу и свидетельство о её выпол­нении после того, как работа действительно завершена), приходный кассовый ордер (оформляет поступление денег в кассу), материальное требование (оформляет передачу материалов, топлива, тары, запчастей и т.д. со склада определённому лицу, их получившему) и т.д.

2. По назначению в самом широком смысле слова документы подразделяются на ис­полнительные и оправдательные.

Исполнительные содержат распоряжение выполнить хозяйственную операцию. Примером могут послужить приказы директора или распоря­жения его заместителей.

Оправдательные свидетельствуют о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Например, акт при­ёмки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс и т.п.) передан одним предприятием другому или перемещён в другое подразде­ление фирмы.

Часто документ выполняет обе функции т.е. несёт в себе и распоряжение выпол­нить нечто и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинирован­ными. Это, например, уже знакомый наряд.

3. По времени действия документы подразделяют на разовые и накопительные.

Ра­зовые оформляют одну хозяйственную операцию (например, материальное требование); они содержат одну порцию информации.

Накопительные действуют длительный период, скажем, целый месяц. Хорошим примером является лимитно-заборная карта. В ней еже­дневно по мере выдачи материалов складом цеху фиксируют все выдачи за месяц. Карта выполняет функции многих разовых материальных требований со значительно меньшими затратами конторского труда.

4. По форме документы подразделяются на

---

типовые и произвольной формы.

Типовые (стандартные) – это обычно часто употребляемые документы. Они разработаны вы­сококвалифицированными работниками Минфина, Центрального банка РФ. Наличие типовых документов гарантирует высокое качество их формы, облегчает пользование ими, освобождает от необходимости разрабатывать формы документов, облегчает тира­жирование бланков. Так, кассовые операции должны оформляться только документами типовой (унифицированной) формы.

5. Документы подразделяются также по отраслям народного хозяйства (документы, оформляющие операции в торговых, строительных промышленных и др. организациях) и по направ­лениям работы бухгалтерии (документы, оформляющие операции с основными средствами, документы, оформляющие операции с материалами, доку­менты, оформляющие операции по труду и его оплате, расчётные документы и т.д.). Это тоже подразделение документов по назначению, но в более узком смысле сло­ва, чем деление на оправдательные и исполнительные.

6. По способу составления различают документы на чистом листе бу­маги или на бланке; от руки или с помощью компьютера: бухгалтер вызывает на экран макет документа и набирает на клавиатуре содержание. Наконец, некоторые документы частично или полностью формируются автоматически.

3.3. Документооборот и защита информации

В составлении и использовании любого документа, как правило, поочерёдно участ­вует несколько человек. Поэтому для документа неизбежно физическое перемещёние от подразделения к подразделению, от одного лица к другому. Информация, содержащаяся в составленном документе, используется неоднократно.

Документ про­ходит путь от момента его составления или поступления в организацию извне до сдачи в архив или передачи контрагенту организации. У каж­дого экземпляра документа свой путь. Весь путь документа в организации – это его документооборот.

Защита информации – одна из важнейших функций бухгалтерии на любом её участке, на любом этапе учётных процедур. На уровне первичных документов защита ин­формации достигается несколькими способами.

---

Форма документа. Размер документа, набор реквизитов и их размещёние – эле­менты защиты информации.

Материал и цвет бланка документа. В ряде случаев установлено, из какой имен­но бумаги должен быть изготовлен бланк документа: полукартон, гербовая, с водяными знаками, с красной полосой и т.д.

Экземплярность. Практически почти все документы составляют в нескольких эк­земплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем наличие нескольких экземпляров очевидно существенно умень­шает риск утраты информации.

Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, иден­тифицирующих документ: наименование, номер, дата составления и т.д. Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облига­ция и купон к ней.

Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи. Полномочием удостоверять под­линность подписи оттиском печати облечён начальник канцелярии предприятия.

Регламентация отношения к ошибкам. При составлении первичных документов возможны ошибки. Для исправления ошибочных записей используют корректурный способ, суть которого заключается в сле­дующем. Неправильно написанное слово или число аккуратно зачёркивают одной линией так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое. Затем вверху пишут правильное слово (число) и звездочкой *) указывают на сноску. В сноске пишут: «Исправлено (на что). Верить». Да­лее следуют дата и подпись автора документа. Более строгие правила (например, в воин­ских частях) требуют указать что исправлено и на что именно. В денежных документах вообще недо­пустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.

Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты каждого первичного документа при появлении его на предпри­ятии заносят в специальный журнал.

Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя другому составляют опись документов в двух экземплярах – по од­ному для каждого участника операции.

---

---

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ К ТЕМЕ 3

1. 
   Первичное наблюдение осуществляется с целью:
   

1. 
   составления первичных документов;
   
2. 
   контроля и анализа хозяйственной деятельности;
   
3. 
   последующей обработки наблюдаемых фактов хозяйственной деятельности.
   

2. 
   Первичный учётный документ – любой материальный носитель данных:
   

1. 
   об объектах бухгалтерского учёта;
   
2. 
   зафиксировавший операцию в момент её совершения;
   
3. 
   об объектах бухгалтерского учёта, который позволяет юридически подтвердить факт совершения операции.
   

3. 
   Документы при классификации по назначению подразделяются:
   

1. 
   на оправдательные и разовые;
   
2. 
   накопительные, оправдательные, распорядительные;
   
3. 
   распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.
   

4. 
   Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы:
   

1. 
   оправдательные;
   
2. 
   распорядительные;
   
3. 
   бухгалтерского оформления.
   

5. 
   Арифметическая проверка документов – проверка:
   

1. 
   полноты заполнения реквизитов;
   
2. 
   правильности их оформления;
   
3. 
   правильности подсчета стоимостных показателей.
   

6. 
   Инвентаризации в зависимости от основания проведения подразделяются:
   

1. 
   на частичные и полные;
   
2. 
   плановые и внезапные;
   
3. 
   частичные и плановые.
   

7. 
   Первичное наблюдение – это:
   

1. 
   информационное обеспечение системы бухгалтерского учёта;
   
2. 
   оценка и отбор данных о фактах хозяйственной деятельности;
   
3. 
   передача данных для дальнейшей обработки.
   

8. Формальная проверка документов – проверка:

1. 
   полноты и правильности заполнения реквизитов;
   
2. 
   правильности подсчёта стоимостных показателей;
   
3. 
   законности совершения операций.
   

9. Проверка по существу отражаемых в документах операций – проверка:

1. 
   полноты заполнения реквизитов;
   
2. 
   законности и целесообразности совершения операций;
   
3. 
   правильности их оформления.
   

10. Инвентаризация – это:

1. 
   сверка учётных записей с фактическими наличием имущества;
   
2. 
   проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств;
   
3. 
   проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств, расчётов, источников образования имущества и определение правильности учёта записей.
   

---