Файл: Ю. А. Котлова бухгалтерский учёт и анализ.doc

5.5. Обобщение данных текущего бухгалтерского учёта

Данные каждого отдельного бухгалтерского счёта не характеризуют финансово-хозяйственную деятельность организации в целом за определённый период. Кроме того, бухгалтерские записи каждого счёта не могут быть проверены без увязки с записями по другим счетам. Для оперативного руководства текущей деятельностью организации необходимо производить обобщение данных текущего бухгалтерского учёта.

На практике, хозяйственные операции после их документации, расценки и контировки записываются на синтетические и аналитические счета. В конце каждого месяца записи по счетам суммируются для того, чтобы получить обобщённые показатели в виде оборотов за месяц и сальдо (остатков).

Для обобщения и сверки данных синтетического и аналитического учёта за определённый период составляются оборотные, сальдовые и шахматные ведомости, которые представляют собой сводку оборотов и остатков счетов за определённый период.

Оборотные ведомости бывают двух видов:

1) оборотная ведомость по синтетическим счетам;

2) оборотная ведомость по аналитическим счетам.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учёта представляет собой итоги оборотов по всем синтетическим счетам.

Данная ведомость составляется по следующей форме (таблица 6).

Таблица 6 – Оборотная ведомость по синтетическим счетам

№ п/п	Шифр и наименование счёта	Остаток на начало периода		Обороты за период		Остаток на конец периода
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
1	2	3	4	5	6	7	8
	Итого

---

Она предназначена для проверки правильности учётных записей, общего ознакомления с состоянием финансово-хозяйственной деятельности организации и составления нового баланса.

Оборотные ведомости заполняются непосредственно на основании данных синтетических счетов. Для этого в счетах подытоживаются обороты и выводятся остатки. Затем, просматривая все счета по порядку, один за другим, вписывают в оборотную ведомость шифры и наименования счетов (графа 2), по которым имеются остатки: вначале – активные, а затем – пассивные. Далее, в соответствующие графы вносят начальный остаток – по дебету (графа 3) или кредиту (графа 4), обороты по дебету (графа 5) и по кредиту (графа 6) и выводят конечный остаток – дебетовый (графа 6) или кредитовый (графа 7).

После записи всех счетов проверяют правильность выведения конечных остатков. Для этого в активных счетах согласно правилу выведения остатков к начальному дебетовому остатку прибавляют обороты дебета и от полученной суммы отнимают оборот кредита. А в пассивных счетах к начальному кредитовому остатку прибавляют оборот кредита и от полученной суммы отнимают оборот дебета.

В активных счетах конечный остаток выводится по следующей формуле:
Ск (А) = Сн (А) + Одт – О кт (1)
В пассивных счетах конечный остаток выводится по следующей формуле:
Ск (П) = Сн (П) + О кт – Одт (2)
где Сн (А) – сальдо (остаток) на начало периода по активному счёту

Ск (А) – сальдо (остаток) на конец периода по активному счёту

Сн (П) – сальдо (остаток) на начало периода по пассивному счёту

Ск (П) – сальдо (остаток) на конец периода по пассивному счёту

Одт – оборот по дебету счёта

О кт – оборот по кредиту счёта
Затем по всем колонкам оборотной ведомости производят подсчёт общих итогов – начальных остатков, оборотов и конечных остатков. Полученные остатки записываются внизу под чертой.

В нашем примере оборотная ведомость по синтетическим счетам будет иметь следующий вид (таблица 7):

Таблица 7 – Оборотная ведомость по синтетическим счетам за январь 20__ г. (рублей)

№ п/п	Шифр и наименование счетов	Остаток на 1 января		Обороты за январь		Остаток на 1 февраля
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
1.	01 «Основные средства»	700 000				700 000
2.	10 «Материалы»	230 000		1 525 000	1 210 000	545 000
3.	20 «Основное производство»			1 210 000		1 210 000
4.	51 «Расчётный Счёт»	1 570 000			1 550 000	20 000
5.	80 «Уставный капитал»		885 000				885 000
6.	60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»		115 000	1 550 000	1 525 000		90 000
7.	67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам»		1 500 000				1 500 000
	Итого	2 500 000	2 500 000	4 285 000	4 285 000	2 475 000	2 475 000

---

При правильности записей в оборотной ведомости по синтетическим счетам мы должны получить три пары равных итогов.

Первая пара равных итогов: общий итог начальных остатков дебета всех счетов должен быть равен общему итогу начальных остатков кредита всех счетов (сумма начального баланса):
Σ Сн дт = Σ Сн кт. (3)
Вторая пара равных итогов: общий итог оборотов всех счетов за истекший период по дебету должен быть равен общему итогу оборотов всех счетов по кредиту (общий итог журнала операций):
Σ Одт = Σ Окт. (4)
Третья пара равных итогов: общий итог конечных остатков дебета всех счетов равен общему итогу конечных остатков кредита всех счетов (сумма конечного баланса):
Σ Ск дт = Σ Ск кт. (5)
На основании этих данных составляется баланс на конец отчётного периода.

С помощью оборотной ведомости по синтетическим счетам не всегда можно вывить ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трёх равенств итогов. Кроме оборотной ведомости по синтетическим счетам используют оборотные ведомости по счетам аналитического учёта, открываемым к каждому синтетическому счёту.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам существенно отличаются от оборотных ведомостей по синтетическим счетам. Они составляются по каждой группе аналитических счетов, объединяемых одним синтетическим счётом (оборотная ведомость по счетам материалов, оборотная ведомость по счетам поставщиков и подрядчиков и др.).

В зависимости от того, как ведётся аналитический учёт, различают две формы оборотных ведомостей по аналитически счетам:

а) количественно-суммовая форма (в натуральном и денежном выражении);

б) суммовая форма (в денежном выражении).

Количественно-суммовая оборотная ведомость предназначена для тех аналитических счетов, которые ведутся одновременно в денежном и в количественном выражении, например, для учёта материалов, топлива, продукции и т.п.

Так, количественно-суммовая оборотная ведомость по счету «Материалы» имеет следующий вид (таблица 8):
Таблица 8 – Оборотная ведомость по счетам «Материалы» за январь 20__ г. (рублей)

№ п/п	Наиме-нование материа-лов	Ед. изм	Цена	Остаток на 1 января		Обороты за январь				Остаток на 1 февраля
				кол.	сумма	дебет		кредит		кол.	сумма
						кол.	сумма	кол.	сумма
1.	Доски сосновые	м3	15 000	15	225 000	100	1 500 000	80	1 200 000	35	525 000
2.	Гвозди	кг	50	100	5 000	500	25 000	200	10 000	400	20 000
	ИТОГО			х	230 000	х	1 525 000	х	1 210 000	х	545 000

---

Количественно-суммовая ведомость имеет колонки для количества и суммы. Колонки количества не подытоживаются, так как единица учёта материальных ценностей может быть неодинаковой (шт, кг, л и т.д.). Подытоживаются только колонки суммы.

Суммовая оборотная ведомость составляется по аналитическим счетам, которые ведутся только в денежном выражении, например, к счетам «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», «Расчёты с подотчётными лицами» и др.

В нашем примере эта ведомость составлена по аналитическим счетам «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (таблица 9).
Таблица 9 – Оборотная ведомость по аналитическим счетам к счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» за январь 20__г. (в рублях)

№ п/п	Наименование счетов	Остаток на 1 января		Обороты за январь		Остаток на 1 февраля
		дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
1.	ОАО «Дальторг»		103 500	1 523 500	1 500 000		80 000
2.	ОАО «Дальсбыт»		11 500	26 500	25 000		10 000
	ИТОГО		115 000	1 550 000	1 525 000		90 000

В отличие от оборотной ведомости по синтетическим счетам итоги оборотов по аналитическим счетам не совпадают. Это объясняется тем, что в синтетических ведомостях один синтетический счёт дебетуется, а другой обязательно кредитуется, а по аналитическим счетам, открытым в развитие синтетического счёта делаются записи либо по дебету либо по кредиту.

Основная особенность оборотных ведомостей по аналитическим счетам состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам соответственно равны оборотам и остаткам объединяющего их счёта в оборотной ведомости по синтетическим счетам. В этом нетрудно убедиться, сравнив приведенные выше общие итоги оборотов и остатков оборотной ведомости по аналитическим счетам материалов с оборотами и остатками по счёту материалов в оборотной ведомости по синтетическим счетам (230 000, 1 525 000, 1 210 000, 545 000).

---

Таким же образом, можно проверить оборотную ведомость по аналитическим счетам «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Сверка данных аналитического учёта с синтетическим осуществляется путём сравнения итогов в каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам с суммами соответствующего счёта в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Если итоги ведомости и суммы счёта не совпадают, значит в записях и подсчетах допущена ошибка. Её необходимо отыскать и исправить.

Итак, оборотные ведомости по счетам аналитического учёта имеют контрольное и оперативное значение, позволяют обнаружить несоответствие данных аналитического и синтетического учёта и выявить имеющиеся ошибки.

Кроме оборотных ведомостей существует ещё их разновидность – сальдовые ведомости или ведомости остатков (таблица 10).

Сальдовые ведомости по аналитическим счетам составляются, как правило, для сокращения их объёма.

Они отличаются следующими особенностями:

1) в сальдовых ведомостях показываются одни остатки по счетам без оборотов;

2) остатки счетов вносят в сальдовую ведомость систематически на 1-е число каждого месяца всего года.

Сальдовые ведомости ведутся по аналитическим счетам товарно-материальных ценностей с большим количеством наименований (инструменты, наименование изделий и т.д.).
Таблица 10 – Сальдовая ведомость по счетам материалов за 200_ г.

№ п/п	Наименование материалов	Ед. изм.	Остаток на 1 января		Остаток на 1 февраля		Остаток на 1 марта		и т.д. до конца года
			кол-во	сумма	кол-во	сумма	кол-во	сумма
1.	Доски сосновые	м3	15	225 000	35	525 000	20	300 000
2.	Гвозди	кг	100	5 000	400	20 000	100	5 000
	ИТОГО		х	230 000	х	545 000		305 000

---