Файл: инструкция по делопроизводству.doc

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 14.03.2024

Просмотров: 311

Скачиваний: 3

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Распределение ответственности

2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:

2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:

2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:

3. Основные понятия

4. Общие положения документирования

5. Состав и правила оформления реквизитов документов

5.1. Дата документа

5.2. Регистрационный номер документа

5.3. Место составления

5.4. Адресат

5.5. Гриф утверждения документа

5.6. Резолюция

5.7. Заголовок к тексту

5.8. Отметка о контроле

5.9. Текст документа

5.10. Отметка о наличии приложения

5.11. Подпись

5.12. Гриф согласования документа

5.13. Визы согласования документа

5.14. Оттиск печати

5.15. Отметка о заверении копии

5.16. Отметка об исполнителе

5.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

5.18. Отметка о поступлении документа в организации

6.3. Распоряжение

7. Административно-организационные документы

7.1. Положение

7.2. Инструкция

8. Информационно-справочная документация

8.1. Протокол

8.2. Акт

8.3. Справка

8.4. Служебные, докладные, объяснительные записки

8.5. Служебные письма

9. Договора

9.1. Основные требования к оформлению договоров

9.2. Заключение договоров

9.3. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)

9.4. Порядок согласования договоров

9.5. Регистрация, выполнение и хранение договоров

10. Организация документооборота

10.3. Регистрация входящей и исходящей документации

10.4. Регистрация внутренней документации

10.5. Порядок прохождения внутренних документов

10.6. Порядок подготовки и передачи документов на подпись

11. Организация контроля исполнения

12. Заключительные положения

1. Общие положения

Договор поставки № 09/12

10. Подписи и печати сторон

13. Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству

Общество с ограниченной

ответственностью

«Калина Нова»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего архивом

15 апреля 2013г.

Страница | 1

Дело № АХ-10.45


1. Общие положения

1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. Функции

2.1. Руководство работой архива Общества.

3. Должностные обязанности

Заведующий архивом исполняет следующие обязанности:

3.1. Руководит работой архива (архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации (далее - архив).

4. Права

Заведующий архивом имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

5. Ответственность

5.1. Заведующий архивом привлекается к ответственности:

- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

6. Лист ознакомления с должностной инструкцией

заведующего архивом

п/п

ФИО

Подпись,

ознакомления с инструкцией

Дата,

ознакомления с инструкцией


Приложение № 6

Образец оформления полного

протокола

Общество с ограниченной ответственностью

«Калина Нова»

ПРОТОКОЛ

11.02.2013 г.

09/и

производственного совещания

г.Великие Луки

Председатель: Иванов В.В.

Секретарь: Петрова М.В.

Присутствовали: Воробьев К.В., Сенина Е.О., Ярославцева Е.Н., Ярославцев Т.Н.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Об организации производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.

Доклад технического директора Воробьева К.В.

  1. О введении системы скидок для компаний на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого директора Ярославцевой Е.Н.

  1. СЛУШАЛИ:

Воробьева К.В. в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления (прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов В.В. поддержал предложение Воробьева К.В.


ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Произвести закупку 3-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.

    2. Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между работниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.

  1. СЛУШАЛИ:

Ярославцеву Е.Н. текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Воробьева К.В. поддержал предложение Ярославцевой Е.Н.

Ярославцев Т.Н. привел данные о применении системы скидок для компаний холдинга.

ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Разработать Управлению сбыта информационных систем систему скидок для компаний холдинга на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Председатель личная подписьВ.В. Иванов

Секретарь личная подписьМ.В.Петрова

Приложение № 7

Образец оформления краткого протокола

Общество с ограниченной ответственностью

«Калина Нова»

ПРОТОКОЛ

11.02.2013 г.

10/к

производственного совещания

г.Великие Луки

Председатель: Иванов В.В.

Секретарь: Петрова М.В.

Присутствовали: Воробьев К.В., Сенина Е.О., Ярославцева Е.Н., Ярославцев Т.Н.

Рассмотренные вопросы:

  1. Реализация проекта производства комбикорма АА-11;

  1. Участие в специализированной выставке.


 

Принятые решения:

    1. Приступить к производству комбикорма АА-11.

    1. Поручить производственной службе разработать и представить на утверждение план модернизации оборудования. 

    1. Принять участие в специализированной выставке.

1.4. Поручить отделу маркетинга: - подготовить пакет презентационных материалов. - обеспечить тиражирование рекламных материалов. - разработать и представить на утверждение план маркетинговых мероприятий.

Председатель личная подпись В.В. Иванов

Секретарь личная подписьМ.В.Петрова

Приложение № 8

Образец оформления акта

Общество с ограниченной ответственностью

«Калина Нова»

УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор

ООО «Калина Нова»

личная подписьВ.В. Иванов

13.01.2013 г.

 

АКТ

12.01.2013 г. № 56/б

г.Великие Луки

О проверке сохранности документов

 

Основание: приказ директора от 01.11.99 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

Составлен комиссией: Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.

 

Члены комиссии: 1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С. 2. Начальник отдела кадров Васильева В.В. 3. Менеджер Романова Р.Р.

 В период с 10.11.12 г. по 12.11.12 г. комиссия проводила проверку организации и условий хранения управленческих документов.      

В ходе проверки установлено:       1. Документы хранятся в структурных подразделениях.       2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.       3. Отмечен случай утери документа (письмо ЗАО «Восход» от 15.03.12 г. № 123).

 

Комиссия рекомендует:       1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.       2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.

 

 

Составлен в 2 экз.: 1-й экз. - в дело № 01-14; 2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»

 

 

 

Председатель личная подпись

П.П. Петров

Члены комиссии: личная подписьС.С. Сидорова личная подписьВ.В. Васильев личная подписьР.Р. Романова