Файл: инструкция по делопроизводству.doc

5.15. Отметка о заверении копии

5.15.1. Копия документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие копии подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "Подпись" и включает в себя надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения:

П р и м е р: Верно

Инспектор ОК

личная подпись И.И. Иванова

15.05.2013 г.

5.15.2. Заверение копий приказов, распоряжений в организации проводится работником административного отдела в соответствии с должностной инструкцией именным штампом, в оттиске которого прописывается от руки дата заверения и проставляется личная подпись работника.

5.16. Отметка об исполнителе

5.16.1. Отметка об исполнителе (является обязательным реквизитом исходящего документа) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, название отдела. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (оформляют от левого поля):

П р и м е р: И.И. Иванова, экономический отдел

+7 (81153) 0 00 00

Точки или разделительный знак в номере телефона не ставятся.

5.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

5.17.1. Отметка об исполнении свидетельствует, о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такового, краткие сведения об исполнении, слова "в дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части:

П р и м е р: Сообщено по телефону Н.Н.Петровой 15.05.2013 г.

В дело № 01-16

И.И. Иванова 18.05.2013 г.

или

Ответ направлен

15.05.2013 № 253/ОК

В дело № 01-16

И.И. Иванова 18.05.2013 г.

5.18. Отметка о поступлении документа в организации

5.18.1. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

5.18.2. Отметку о получении располагают на нижнем поле документа.

5.19. Идентификатор электронной копии документа

5.19.1. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая дату и другие установленные поисковые данные. Применяется при использовании электронной почты.

6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Распорядительные документы

6.6.1.1. Проекты распорядительных документов готовятся структурными подразделениями по поручению Генерального директора Общества или по собственной инициативе.

6.6.1.2. Срок согласования проектов распорядительных документов конкретными должностными лицами составляет не более 2 (двух) рабочих дней.

6.2. Приказы по организации

6.6.2.1. Для издания приказа, иного распорядительного документа, работник Общества, инициирующий процесс издания указанного документа, после устного согласования условий приказа с Генеральным директором, представляет на рассмотрение Генерального директора предложения по издаваемому приказу в письменной форме. После получения распоряжения Генерального директора о подготовке проекта приказа, работник, составивший проект для издания приказа передает его в электронной форме Секретарю Общества для подготовки проекта приказа (образец оформления приказа в приложении №2).

6.6.2.2. Все приказы в Обществе подготавливаются Секретарем.

6.6.2.3. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые "включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

П р и м е р: ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе:

6.6.2.4. В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

П р и м е р: ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект инструкции для клиентов банка об организации работы по осуществлению валютного контроля;

2. Начальнику юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативно-методические документы.

6.6.2.5. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется" тремя парами арабских цифр.

П р и м е р: Срок исполнения - 15.03.2013 г.

6.6.2.6. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов.

П р и м е р: 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Сергеева О.Л.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

6.6.2.7. При подготовке проектов приказов (распоряжений) работникам Общества следует руководствоваться следующими правилами:

• Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.

• Приказы должны иметь название, дату и номер.

• Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по кадрам.

• Приказы подписываются Генеральным директором Общества или лицом, исполняющим его обязанности.

6.6.2.8. Нумерацию, учет и хранение приказов осуществляет Секретарь Общества.

6.6.2.9. Приказы хранятся в приемной (в течение одного календарного года) и регистрируются в Журналах регистрации приказов.

Копии приказов Секретарь представляет в Департамент финансов и налоговой отчетности Общества и в Юридический департамент Общества, если это необходимо.

6.6.2.10. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока.

6.6.2.11. Внесение исправлений в приказ после его подписания не допускается.

6.3. Распоряжение

1. Проект распоряжения готовится на бланке (образец оформления распоряжения в приложении №3) не менее чем в двух экземплярах.

2. В проекте распоряжения указываются те же реквизиты, что и в приказе по основной деятельности.

3. Констатирующая часть распоряжения отделяется от распорядительной части словом - ОБЯЗЫВАЮ: которое, печатается прописными буквами без кавычек, затем ставится двоеточие. Текст распоряжения может состоять только из распорядительной части.

4. Отметка об исполнителе (обязательный реквизит) оформляется в нижнем левом углу последнего листа проекта распоряжения.

5. Подписывается распоряжение Генеральным директором, заместителями Генерального директора.

6. Исполнитель оформляет указатель рассылки на обороте первого листа первого экземпляра, подписывает его.

7. Секретарь Общества регистрирует распоряжение в журнале регистрации распоряжений, проставляет регистрационный номер и дату на распоряжении и на реестре согласования. Подлинник распоряжения подшивается в дело. Секретарь Общества делает копии распоряжений (при необходимости) и направляет их согласно указателю рассылки.

7. Административно-организационные документы

7.1. Положение

7.7.1.1. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификацион­ный характер и определяющие порядок образования, структуру, функ­ции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы Общества (образец оформления положения в приложении №4)

7.7.1.2. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу выделяются положения, регулирующие совокупность орга­низационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

П р и м е р:"Положение о бухгалтерском учёте и отчётности "

"Положение о документообороте в бухгалтерским учёте"

Положения утверждаются в установленном порядке.

7.2. Инструкция

7.7.2.1. Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом управления Общества в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия (образец оформления инструкции в приложении №5).

7.7.2.2. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.

П р и м е р:«Инструкция по делопроизводству»;

«Должностная инструкция инспектора по контролю».

7.7.2.3. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней указываются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение:

• «должен»;

• «следует»;

• «необходимо»;

• «имеет право»;

• «не допускается»;

• «рекомендуется»;

• «запрещается» и т.д.

Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме

7.7.2.4. Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно Генеральным директором. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.