Файл: инструкция по делопроизводству.doc

8.4. Служебные, докладные, объяснительные записки

8.8.4.1. Служебные (образец оформления служебной записки в приложении №11), докладные (образец оформления докладной записки в приложении №12), объяснительные записки (образец оформления объяснительной записки в приложении №13) оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5.

8.8.4.2. При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок обязательно указываются:

• наименование организации (при отправлении вышестоящему органу);

• наименование структурного подразделения - автора документа;

• наименование вида док-та (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

• дата;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

8.8.4.3. Докладная записка –это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. 

8.8.4.4. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,

• во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения,

• в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

8.8.4.5. Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется Генеральному директору.

8.8.4.6. Объяснительная записка –документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

8.8.4.7. Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

• первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

• вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

8.8.4.8. Служебная записка –это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.

8.8.4.9. Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая – констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

8.8.4.10. Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель.

8.8.4.11. Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в структурном подразделении могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.

8.5. Служебные письма

8.8.5.1. Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке Общества (образец оформления служебного письма в приложении №14) В письме обязательно указывают:

- адресат (при отправке факсом дополнительно указывают номер факса);

- заголовок;

- должность, фамилию и инициалы подписывающего;

- фамилию, имя, отчество и городской номер телефона составителя;

- отметку о приложении (при его наличии).

8.8.5.2. Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию (обратник), которая после обработки Секретарем возвращается составителю.

8.8.5.3. Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист, с проставлением на последующих листах нумерации.

8.8.5.4. Составитель письма и руководитель структурного подразделения визируют копию письма (обратник), после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму.

8.8.5.5. Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре (например, служебные письма, отправляемые по факсу), составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма.

8.8.5.6. Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать Генеральный директор, Заместители генерального директора, Главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано (приказ по предприятию, доверенность и т.д.) право подписи (в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями).

8.8.5.7. Служебные письма Секретарь регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу.

8.8.5.8. При отсутствии копии письма (обратника) или приложений (о которых есть отметка в тексте письма), а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, документ возвращается составителю на доработку.

8.8.5.9. Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма.

9. Договора

9.1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей (образец оформления договора в приложении №15).

9.2. В зависимости от стороны, подготовившей проект документа, различается порядок подготовки заключения Договора.

9.3. Стадии создания договоров:

• подготовка проекта договора;

• согласование проекта;

• заключение договора (подписание и заверение печатью);

• регистрация договоров;

• учет и оперативное хранение, выдача копий (оригиналов) договоров;

• формирование базы по документам контрагентов;

• организация исполнения договоров;

• подготовка договоров к сдаче в архив.

9.4. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:

• Предмет договора, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;

• Права и обязанности сторон;

• Стоимость и порядок осуществления расчетов (может отражаться непосредственно в тексте договора);

• Особые условия договора;

• Порядок расчетов;

• Изменение, расторжение и прекращение договора;

• Конфиденциальность;

• Разрешение споров, ответственность за неисполнение обязательств;

• Срок действия договора, сроки выполнения сторонами своих обязательств;

• Адреса и реквизиты сторон (как фактические, так и юридические);

• Подписи сторон.

9.5. На этапе работы с проектом договора, Ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов:

9.5.1. Документы, предоставляемые контрагентом — юридическим лицом:

• копии учредительных документов,

• копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,

• копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),

• выписки из ЕГРЮЛ (для иностранных контрагентов – выписки из торгового реестра или иные документы, подтверждающие правоспособность организации, с заверенным переводом на русский язык)

• копии лицензий, патентов и т.п. при заключении договоров на работы, услуги и пр., выполнение которых, в соответствии с действующим законодательством, возможно только при наличии соответствующего разрешения;

• документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,

9.5.2. Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

• копия паспорта,

• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,

• копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),

• банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),

• копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

9.6. На основании документов, предоставленных контрагентом Ответственное подразделение совместно с Юрисконсультом и другими структурными подразделениями Общества в рамках сферы их профессиональной деятельности проверяет правоспособность контрагента, наличие либо отсутствие в учредительных документах каких-либо ограничений на совершение сделки, финансовое состояние контрагента и т.п.