Файл: инструкция по делопроизводству.doc

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству вводится в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Общества документов, совершенствования делопроизводства Общества и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция по делопроизводству распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.3. Работники Общества несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.4. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения, работники обязаны передать по акту приема-передачи все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Общества.

2. Распределение ответственности

2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:

- Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методические руководства и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства;

- работу секретарей структурных подразделений или работников, назначенных приказом Генерального директора Общества и совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

- организацию работы архива организации.

2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:

- обработку входящих, исходящих, внутренних документов, доставку (направление) их по назначению;

- регистрацию приказов, распоряжений;

- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями приказов и распоряжений.

- своевременное представление документации руководящему составу и передачу документации с резолюцией руководящего состава в структурные подразделения Общества;

- оперативное хранение документов;

- регистрацию решений руководителей;

- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями решений;

- оформление дел для сдачи в архив.

2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:

- организацию делопроизводства в структурных подразделениях, назначение ответственных за делопроизводство;

- сохранность документации, поступающей в структурные подразделения;

- исполнение документов.

2.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются, должностными инструкциями.

3. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

«автор документа» – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

«бланк документа» – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

«вид документа» – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Обществе;

«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«заверенная копия» – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

«запрос информации» - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Общество, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения;

«объем документооборота» – количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период;

«официальный документ» – документ, созданный Обществом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Общества;

«оформление документа» – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;

«служба делопроизводства» – структурное подразделение Общества, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Общества;

«унифицированная форма документа» – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

«шаблон бланка» – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

«электронная цифровая подпись» - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

«электронный документ» – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

«юридическая сила документа» – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

4. Общие положения документирования

4.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

4.2. Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки и оформления следующих видов служебных документов:

4.2.1. Распорядительных: приказов; распоряжений; решений.

4.2.2. Организационных: договоров (контрактов).

4.2.3. Справочно-информационных: писем; факсов, актов; служебных (докладных) записок.

4.2.4. Протоколов, являющихся одновременно справочно-информационными и распорядительными документами.

4.3. Для оформления служебных документов используются бланки. Бланки изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

4.4. Каждый бланк имеет свой набор реквизитов и используется строго по назначению (недопустимо использовать бланки писем для издания распорядительных документов).

4.5. Формы видов бланков, принятых в организации, приведены в приложениях к настоящей инструкции.

4.6. В случае изменения реквизитов бланка (или одного из них) вносятся изменения в данную инструкцию.

4.7. При изготовлении организационно-распорядительных документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страница (стр.), без использования дефисов, кавычек и других знаков.

4.8. Передача документов и их копий работникам сторонних организаций допускается только с согласования службы внутреннего контроля Общества.

Все документы представителям сторонних организаций, составленные более чем на 1 листе, передаются либо прошитыми и скрепленными на сшивке печатью Общества, либо с подписью Генерального директора и печатью Общества на каждом листе документа.

Об утрате документов немедленно докладывается Начальнику службы делопроизводства, службе внутреннего контроля и Генеральному директору Общества.

4.9. Документы печатаются шрифтом - Times New Roman № 12, 13, 14.