ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 14.03.2024
Просмотров: 316
Скачиваний: 3
СОДЕРЖАНИЕ
2. Распределение ответственности
2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:
2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:
2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:
4. Общие положения документирования
5. Состав и правила оформления реквизитов документов
5.2. Регистрационный номер документа
5.5. Гриф утверждения документа
5.10. Отметка о наличии приложения
5.12. Гриф согласования документа
5.13. Визы согласования документа
5.15. Отметка о заверении копии
5.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
5.18. Отметка о поступлении документа в организации
7. Административно-организационные документы
8. Информационно-справочная документация
8.4. Служебные, докладные, объяснительные записки
9.1. Основные требования к оформлению договоров
9.3. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)
9.4. Порядок согласования договоров
9.5. Регистрация, выполнение и хранение договоров
10. Организация документооборота
10.3. Регистрация входящей и исходящей документации
10.4. Регистрация внутренней документации
10.5. Порядок прохождения внутренних документов
10.6. Порядок подготовки и передачи документов на подпись
Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора;
Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования следующего образца:
Лист согласования от «___» _____________ 2013 г. г.
|
|||||
Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения и подписи |
|
||||
(должность, наименование структурного подразделения) |
|||||
|
|
|
|||
подпись |
|
расшифровка подписи |
|||
Вид документа, направляемого на согласование (договор, соглашение, спецификация и т.п.), номер, дата, заголовок документа |
|
||||
Пояснительная записка к проекту Договора ответственного исполнителя (обоснование необходимости заключения договора; обоснование выбора контрагента; предмет договора (кратко); сумму договора; условия платежа; |
|
||||
ФИО, должность визирующих |
Получено (дата, подпись) |
Возвращено (дата, подпись) |
Примечание (замечания, обоснование замечаний) |
||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
После согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись Генерального директора, договор подписывается, заверяется печатью Общества и регистрируется в установленном порядке.
При согласовании договора визы с отметкой «Согласовано, замечаний нет», ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учета и хранении.
Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются Генеральным директором, и заверяются печатью.
9.5. Регистрация, выполнение и хранение договоров
9.5.1. Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц Ответственных подразделений.
9.5.2. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора.
Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.
9.5.3. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка. В обязанность Исполнителя входит изготовление необходимого количества ксерокопий Договора, одна из которых обязательно передается в бухгалтерию Общества. Оригинал экземпляра Договора остается на хранение в юридическом отделе.
9.5.4. Контроль за исполнением условий Договора осуществляется структурным подразделением, отвечающим за его подготовку и оформление.
9.5.5. Исполнитель, подготовивший Договор, осуществляет контроль за:
передачей в юридический департамент всех оригинальных экземпляров Договоров, приложений и изменений к ним;
передачей в бухгалтерию копий Договоров и приложений и изменений ним, оригиналов актов приемки-сдачи работ (услуг);
Перечисленные документы передаются в трехдневный срок со дня их надлежащего оформления.
9.5.6. Для Соблюдения срока и графика выполнения работ по Договору Обществом с Контрагентом устанавливается следующий порядок обмена информацией:
вся информация Исполнителя в адрес Контрагента направляется в письменной форме путем направления последнему заказных писем с уведомлением либо иным способом, документально подтверждающим дату направления информации;
в случае если это предусмотрено Договором, между сторонами устанавливается факсимильная связь. При этом платежные документы, а также документы, связанные с расчетами денежных сумм по условиям Договора, направляются кроме факсимильного сообщения по почте заказным письмом (с уведомлением);
передача документов с участием курьера оформляется распиской о вручении их Контрагенту с проставлением в ней росписи принявшего, даты получения и печати (штампа) Контрагента.
10. Организация документооборота
В документообороте Общества в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
Прием и первичная обработка поступающих документов
Порядок обработки поступающих документов:
проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;
сортировка документов на подлежащие и неподлежащие регистрации;
выделение документов, адресованных в структурные подразделения;
сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в нерабочее время;
Предварительное рассмотрение документов
Инструкцией по делопроизводству предусматриваться проведение службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей документации, требующей обязательного рассмотрения руководством Общества.
Документы, поступившие в Общество по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения Общества.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу Общества.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение руководителем Общества или лицом его замещающим резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между руководителем, его заместителями.
10.3. Регистрация входящей и исходящей документации
10.3.1. Вся поступающая в Общество корреспонденция регистрируется в журнале регистрации документов (далее - журнал). В Журнале указывается название документа, дата его поступления, от кого поступил документ, исполнитель документа, которому передан документ.
10.3.2. Входящие документы регистрируются независимо от способа их доставки.
10.3.3. Документы, поступившие в Общество в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;
10.3.4. Входящая документация (оригиналы либо копии), а также копии исходящей документации хранятся у Секретаря. После рассмотрения Генеральным директором Общества документы с резолюциями направляются иисполнителям через Секретаря и доводятся до их сведения под роспись.
10.3.5.Документы, подписанные Генеральным директором Общества и предназначенные для отправки, передаются Секретарю, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
10.3.6.Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки.
10.4. Регистрация внутренней документации
10.4.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе издаются следующие внутренние документы:
Служебная, докладная записка;
заявление;
ходатайство;
предписание.
10.4.2. Документы, подготовленные сотрудниками Общества, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными с другими структурными подразделениями.
10.5. Порядок прохождения внутренних документов
10.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
10.5.2. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших и подписавших документы.
10.5.3. Документы передаются Секретарю Общества, который регистрирует их в журнале внутренней документации и передает адресату. В Журнале указывается номер документа, дата получения, кто подготовил, адресат и результат рассмотрения.