Файл: инструкция по делопроизводству.doc

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора;
Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования следующего образца:

Лист согласования от «___» _____________ 2013 г. г.
Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения и подписи
			(должность, наименование структурного подразделения)

			подпись	расшифровка подписи
Вид документа, направляемого на согласование (договор, соглашение, спецификация и т.п.), номер, дата, заголовок документа
Пояснительная записка к проекту Договора ответственного исполнителя (обоснование необходимости заключения договора; обоснование выбора контрагента; предмет договора (кратко); сумму договора; условия платежа;
ФИО, должность визирующих	Получено (дата, подпись)	Возвращено (дата, подпись)	Примечание (замечания, обоснование замечаний)

После согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись Генерального директора, договор подписывается, заверяется печатью Общества и регистрируется в установленном порядке.
При согласовании договора визы с отметкой «Согласовано, замечаний нет», ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учета и хранении.
Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются Генеральным директором, и заверяются печатью.

9.5. Регистрация, выполнение и хранение договоров

9.5.1. Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц Ответственных подразделений.

9.5.2. Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора.

Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.

9.5.3. В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка. В обязанность Исполнителя входит изготовление необходимого количества ксерокопий Договора, одна из которых обязательно передается в бухгалтерию Общества. Оригинал экземпляра Договора остается на хранение в юридическом отделе.

9.5.4. Контроль за исполнением условий Договора осуществляется структурным подразделением, отвечающим за его подготовку и оформление.

9.5.5. Исполнитель, подготовивший Договор, осуществляет контроль за:

передачей в юридический департамент всех оригинальных экземпляров Договоров, приложений и изменений к ним;
передачей в бухгалтерию копий Договоров и приложений и изменений ним, оригиналов актов приемки-сдачи работ (услуг);

Перечисленные документы передаются в трехдневный срок со дня их надлежащего оформления.

9.5.6. Для Соблюдения срока и графика выполнения работ по Договору Обществом с Контрагентом устанавливается следующий порядок обмена информацией:

вся информация Исполнителя в адрес Контрагента направляется в письменной форме путем направления последнему заказных писем с уведомлением либо иным способом, документально подтверждающим дату направления информации;
в случае если это предусмотрено Договором, между сторонами устанавливается факсимильная связь. При этом платежные документы, а также документы, связанные с расчетами денежных сумм по условиям Договора, направляются кроме факсимильного сообщения по почте заказным письмом (с уведомлением);
передача документов с участием курьера оформляется распиской о вручении их Контрагенту с проставлением в ней росписи принявшего, даты получения и печати (штампа) Контрагента.

10. Организация документооборота

В документообороте Общества в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

Прием и первичная обработка поступающих документов

Порядок обработки поступающих документов:

проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;
сортировка документов на подлежащие и неподлежащие регистрации;
выделение документов, адресованных в структурные подразделения;
сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в нерабочее время;

Предварительное рассмотрение документов

Инструкцией по делопроизводству предусматриваться проведение службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей документации, требующей обязательного рассмотрения руководством Общества.
Документы, поступившие в Общество по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения Общества.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу Общества.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение руководителем Общества или лицом его замещающим резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между руководителем, его заместителями.

10.3. Регистрация входящей и исходящей документации

10.3.1. Вся поступающая в Общество корреспонденция регистрируется в журнале регистрации документов (далее - журнал). В Журнале указывается название документа, дата его поступления, от кого поступил документ, исполнитель документа, которому передан документ.

10.3.2. Входящие документы регистрируются независимо от способа их доставки.

10.3.3. Документы, поступившие в Общество в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;

10.3.4. Входящая документация (оригиналы либо копии), а также копии исходящей документации хранятся у Секретаря. После рассмотрения Генеральным директором Общества документы с резолюциями направляются иисполнителям через Секретаря и доводятся до их сведения под роспись.

10.3.5.Документы, подписанные Генеральным директором Общества и предназначенные для отправки, передаются Секретарю, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.

10.3.6.Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки.

10.4. Регистрация внутренней документации

10.4.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе издаются следующие внутренние документы:

Служебная, докладная записка;
заявление;
ходатайство;
предписание.

10.4.2. Документы, подготовленные сотрудниками Общества, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными с другими структурными подразделениями.

10.5. Порядок прохождения внутренних документов

10.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

10.5.2. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших и подписавших документы.

10.5.3. Документы передаются Секретарю Общества, который регистрирует их в журнале внутренней документации и передает адресату. В Журнале указывается номер документа, дата получения, кто подготовил, адресат и результат рассмотрения.