ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 14.03.2024
Просмотров: 261
Скачиваний: 3
СОДЕРЖАНИЕ
2. Распределение ответственности
2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:
2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:
2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:
4. Общие положения документирования
5. Состав и правила оформления реквизитов документов
5.2. Регистрационный номер документа
5.5. Гриф утверждения документа
5.10. Отметка о наличии приложения
5.12. Гриф согласования документа
5.13. Визы согласования документа
5.15. Отметка о заверении копии
5.17. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
5.18. Отметка о поступлении документа в организации
7. Административно-организационные документы
8. Информационно-справочная документация
8.4. Служебные, докладные, объяснительные записки
9.1. Основные требования к оформлению договоров
9.3. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)
9.4. Порядок согласования договоров
9.5. Регистрация, выполнение и хранение договоров
10. Организация документооборота
10.3. Регистрация входящей и исходящей документации
10.4. Регистрация внутренней документации
10.5. Порядок прохождения внутренних документов
10.6. Порядок подготовки и передачи документов на подпись
Общество с ограниченной ответственностью «Калина Нова» |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
|
«__» апреля 2013г.
|
Страница
|
|
||
Дело № _______ |
Содержание |
||
№ п/п |
Наименование заголовков |
Стр. |
|
Общие положения ………………………………………………………………... |
3 |
|
Распределение ответственности ……………………………..………..………... |
3 |
|
Основные понятия …………………………………………………...…………… |
4 |
|
Общие положения документирования …………………………..……………… |
5 |
|
Состав и правила оформления реквизитов документов ……….……………… |
6 |
|
Дата документа …………………………………………………………………… |
6 |
|
Регистрационный номер документа ………………………………..…………… |
7 |
|
Место составления ……………………………………………………………….. |
7 |
|
Адресат ……………………………………..……………………………………... |
7 |
|
Гриф утверждения документа ………………………………………......………. |
8 |
|
Резолюция ……………………………………….………………………………... |
9 |
|
Заголовок к тексту ………………………………….…………………………….. |
9 |
|
Отметка о контроле …………………………………………………………..…... |
10 |
|
Текст документа …………………………………………………………………... |
10 |
|
Отметка о наличии приложения …………………………………………………. |
11 |
|
Подпись ……………………………………………...……………………………. |
11 |
|
Гриф согласования документа …………………………………………………... |
12 |
|
Визы согласования документа ………………………………………………..…. |
13 |
|
Оттиск печати …………………………………………………...………………... |
13 |
|
Отметка о заверении копии ………………………………………………...……. |
14 |
|
Отметка об исполнителе …………………………………………………………. |
14 |
|
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ……………….. |
14 |
|
Отметка о поступлении документа в организации ………….…………………. |
15 |
|
Идентификатор электронной копии документа ………………………….…….. |
15 |
|
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов …….. |
15 |
|
Распорядительные документы …………………………………...……………… |
15 |
|
Приказы по организации …………………………………………………..……. |
15 |
|
Распоряжение по организации ……………………………………….………….. |
16 |
|
Административно-организационные документы ………………………………. |
17 |
|
Положение …………………………………..…………………………………….. |
17 |
|
Инструкция ……………………...………………………………………………… |
17 |
|
Информационно-справочная документация…................................................. |
18 |
|
Протокол …………………...……………………………………………………… |
18 |
|
Акт ……………….………………………………………………………………… |
19 |
|
Справка …………..………………………………………………………………... |
20 |
|
Служебные, докладные, объяснительные записки …………………………….. |
21 |
|
Служебные письма ……………………………………………………………….. |
22 |
|
Договора …………………………………..………………………………………. |
22 |
|
Основные требования к оформлению договоров ……………………………… |
24 |
|
Заключение договоров …………………………….……………………………... |
25 |
|
Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)…. |
26 |
|
Порядок согласования договоров ……………………………………………….. |
26 |
|
Регистрация, выполнение и хранение договоров ………………………………. |
29 |
|
Организация документооборота ..……………………………………………….. |
29 |
|
Прием и первичная обработка поступающих документов ……………………. |
29 |
|
Предварительное рассмотрение документов …………………………………… |
30 |
|
Регистрация входящей и исходящей документации …………………………… |
30 |
|
Регистрация внутренней документации ………………………………………… |
30 |
|
Порядок прохождения внутренних документов ………………………..……… |
30 |
|
Порядок подготовки и передачи документов на подпись ……………………. |
31 |
|
Организация контроля исполнения ……………………………………………… |
31 |
|
Заключительные положения …………………………………………..………… |
32 |
|
Приложение № 1 - Расположение реквизитовуглового бланка ……………… |
33 |
|
Приложение № 1.1. - Расположение реквизитовпродольного бланка ….……. |
34 |
|
Приложение № 2 - Образец оформления приказа по основной деятельности |
35 |
|
Приложение № 3 - Образец оформления распоряжения …………………..…. |
36 |
|
Приложение № 4 - Образец оформления положения ………………………….. |
37-38 |
|
Приложение № 5 - Образец оформления инструкции ……………………….… |
39-40 |
|
Приложение № 6 -Образец оформления полного протокола ………………… |
41 |
|
Приложение № 7 - Образец оформления краткого протокола ………….……. |
42 |
|
Приложение № 8 - Образец оформления акта …………………………..…... |
43 |
|
Приложение № 9 - Образец оформления внешней справки ………………..… |
44 |
|
Приложение № 10 - Образец оформления внутренней справки ………………. |
45 |
|
Приложение № 11 - Образец оформления служебной записки ……………… |
46 |
|
Приложение № 12 - Образец оформления докладной записки ……………… |
47 |
|
Приложение № 13 - Образец оформления объяснительной записки ……..…. |
48 |
|
Приложение № 14 - Образец оформления служебного письма …….…….…… |
49 |
|
Приложение № 15 - Образец оформления договора …………………………… |
50-51 |
|
Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству ……………..……... |
52-56 |
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству вводится в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Общества документов, совершенствования делопроизводства Общества и повышения его эффективности.
1.2. Инструкция по делопроизводству распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
1.3. Работники Общества несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.4. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения, работники обязаны передать по акту приема-передачи все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Общества.
2. Распределение ответственности
2.1. Начальник службы делопроизводства отвечает за:
- Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методические руководства и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства;
- работу секретарей структурных подразделений или работников, назначенных приказом Генерального директора Общества и совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
- организацию работы архива организации.
2.2. Секретарь руководящего состава Общества отвечает за:
- обработку входящих, исходящих, внутренних документов, доставку (направление) их по назначению;
- регистрацию приказов, распоряжений;
- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями приказов и распоряжений.
- своевременное представление документации руководящему составу и передачу документации с резолюцией руководящего состава в структурные подразделения Общества;
- оперативное хранение документов;
- регистрацию решений руководителей;
- своевременное обеспечение структурных подразделений копиями решений;
- оформление дел для сдачи в архив.
2.3. Руководители структурных подразделений отвечают за:
- организацию делопроизводства в структурных подразделениях, назначение ответственных за делопроизводство;
- сохранность документации, поступающей в структурные подразделения;
- исполнение документов.
2.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются, должностными инструкциями.
3. Основные понятия
В делопроизводстве используются следующие основные понятия:
«автор документа» – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
«бланк документа» – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
«вид документа» – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Обществе;
«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«заверенная копия» – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
«запрос информации» - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Общество, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;
«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения;
«объем документооборота» – количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период;
«официальный документ» – документ, созданный Обществом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Общества;
«оформление документа» – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;
«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;
«служба делопроизводства» – структурное подразделение Общества, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Общества;
«унифицированная форма документа» – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
«шаблон бланка» – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
«электронная цифровая подпись» - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
«электронный документ» – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
«юридическая сила документа» – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
4. Общие положения документирования
4.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
4.2. Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки и оформления следующих видов служебных документов:
4.2.1. Распорядительных: приказов; распоряжений; решений.
4.2.2. Организационных: договоров (контрактов).
4.2.3. Справочно-информационных: писем; факсов, актов; служебных (докладных) записок.
4.2.4. Протоколов, являющихся одновременно справочно-информационными и распорядительными документами.
4.3. Для оформления служебных документов используются бланки. Бланки изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
4.4. Каждый бланк имеет свой набор реквизитов и используется строго по назначению (недопустимо использовать бланки писем для издания распорядительных документов).
4.5. Формы видов бланков, принятых в организации, приведены в приложениях к настоящей инструкции.
4.6. В случае изменения реквизитов бланка (или одного из них) вносятся изменения в данную инструкцию.
4.7. При изготовлении организационно-распорядительных документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страница (стр.), без использования дефисов, кавычек и других знаков.
4.8. Передача документов и их копий работникам сторонних организаций допускается только с согласования службы внутреннего контроля Общества.
Все документы представителям сторонних организаций, составленные более чем на 1 листе, передаются либо прошитыми и скрепленными на сшивке печатью Общества, либо с подписью Генерального директора и печатью Общества на каждом листе документа.
Об утрате документов немедленно докладывается Начальнику службы делопроизводства, службе внутреннего контроля и Генеральному директору Общества.
4.9. Документы печатаются шрифтом - Times New Roman № 12, 13, 14.