Файл: инструкция по делопроизводству.doc

5.11.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Пр и м е р: Генеральный директор личная подпись В.В. Иванов

Технический директорличная подпись И.В. Смохин

5.11.4. Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагают на одном уровне.

5.11.5. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

5.11.6. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

П р и м е р:И.о.генерального директораличная подписьС.М. Иванов

5.12. Гриф согласования документа

5.12.1. Грифом согласования оформляют внешнее согласование документа (согласование вне организации).

5.12.2. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования:

П р и м е р: СОГЛАСОВАНО

Фонд социального страхования РФ

по г.Великие Луки

личная подпись В.М. Баранов

15.05.2013 г.

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

ООО «Алина»

от 15.05.2013 № 120

5.13. Визы согласования документа

5.13.1. Проекты подготовленных документов перед подписанием согласовываются с заинтересованными отделами структурных подразделений, отдельными должностными лицами.

5.13.2. Внутреннее согласование (согласование внутри организации) оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования:

П р и м е р: Начальник технического отдела

личная подпись И.И. Петров

15.05.2013 г.

5.13.3. В случае несогласия визирующего с теми или иными пунктами документа он излагает замечания на отдельном листе, подписывает и прилагает к документу. Виза согласования в этом случае оформляется следующим образом:

П р и м е р: Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

личная подпись И.В. Кудряшов

15.05.2013 г.

5.13.4. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части последнего листа подлинника документа.

5.13.5. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части последнего листа копии отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

5.14. Оттиск печати

5.14.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.

5.14.2. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и не закрывать его подписи.

5.14.3. Печать предприятия проставляется на подлинниках документов, подписанных руководителем организации или лицами, право подписи, которым им делегировано.

5.14.4. Письма, выполненные на бланке (кроме гарантийных) не требуют удостоверения печатью.

5.14.5. Перечень документов, на которых ставится печать:

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.);

• архивные копии, архивные справки;

• гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);

• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.);

• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

• заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

• командировочные удостоверения;

• нормы расходов, платежные календари;

• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

• поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные - сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.);

• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и);

• расчеты выслуги лет;

• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

• сметы, расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию к договору);

• контракты, соглашения;

• справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате, праве на льготы, размере пенсии);

• спецификации (изделий, продукции и т.д.);

• титульные списки;

• удостоверения;

• штатные расписания.