Файл: инструкция по делопроизводству.doc

9.1. Основные требования к оформлению договоров

9.1.1. Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

9.1.2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения, которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.

9.1.3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.

9.1.4. Договоры должны содержать следующие сведения:

Преамбула (или вводная часть):

• наименование договора (договор купли - продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);

• дата подписания договора;

• место подписания договора (город или населенный пункт);

• полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор" и пр.);

• должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

Предмет договора:

• предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;

• обязанности и права стороны по договору;

• обязанности и права второй стороны по договору;

• цена договора и порядок расчетов и др.;

• срок выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

Дополнительные условия договора:

• срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.

• ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации;

• способы обеспечения обязательств;

• основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;

• условия о конфиденциальности информации по договору;

• порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.

• особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.

Прочие условия договора:

• Законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);

• особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных;

• судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу;

• реквизиты сторон: почтовые реквизиты, телефон, факс, адрес в сети Интернет; местонахождение (адрес) контрагента банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка); отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок), количество экземпляров договора; подписи сторон и печати сторон договора;

• необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Организации от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов;

• в случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

9.2. Заключение договоров

9.2.1. Оформление проекта Договора (составление проекта Договора или организация рассмотрения поступившего от контрагента проекта Договора) осуществляется структурным подразделением либо отдельным сотрудником, не входящим в структуру какого-либо отдела, по направлению деятельности в соответствии с его компетенцией (далее - «Ответственное подразделение»).

9.2.2. Ответственное подразделение по согласованию с руководителями других структурных подразделений может привлекать к подготовке, разработке и оформлению проекта Договора специалистов этих структурных подразделений. Круг заинтересованных структурных подразделений и отдельных сотрудников, не входящих в структуру какого-либо подразделения, привлекаемых к подготовке, разработке и оформлению проекта Договора, определяется руководителем Ответственного подразделения (с учетом специфика конкретного вида Договора). Согласование проекта Договора с Юрисконсультом Общества обязательно.

9.2.3. Ответственное подразделение при оформлении проекта Договора может использовать типовые формы данного вида Договора, разработанные в Обществе с целью унификации договорной работы.

9.2.4. При визировании проекта Договора заинтересованное структурное подразделение вправе запросить у Ответственного подразделения документы, полученные последним от контрагента.

9.2.5. Замечания и предложения к проекту Договора, имеющиеся у заинтересованных структурных подразделений, излагаются в форме служебной записки, а также, по договоренности, устно или путем внесения правок в копию текста Договора.

9.2.6. Ответственное подразделение учитывает в проекте Договора замечания и предложения заинтересованных структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию. При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям, Ответственное подразделение решает их в рабочем порядке с привлечением заинтересованных структурных подразделений.

При недостижении компромисса по условиям проекта Договора, окончательное решение по ним принимает Генеральный директор Общества.

9.2.7. Руководитель заинтересованного структурного подразделения при отсутствии замечаний по проекту Договора должен завизировать его не позднее 2-х рабочих дней, следующих за днем поступления к нему проекта.

9.2.8. Если в процессе подготовки и согласования проекта Договора будет установлено, что Договор является: ^

^{а)крупной для общества и (или) контрагента сделкой;}

б)сделкой, в совершении которой имеется заинтересованность;

в)сделкой, для совершения которой необходимо специальное разрешение государственных органов или получение лицензии (иных разрешительных документов);

г)сделкой, для совершения которой требуется нотариальная форма или государственная регистрация Ответственное подразделение совместно с Юрисконсультом обеспечивает соблюдение требований действующего законодательства, предъявляемых к совершению таких сделок.

Ответственность за согласование проекта Договора с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителя Ответственного подразделения.

9.3. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)

9.3.1. Если, в случае возвращения проекта договора контрагентом с протоколом разногласий, то он должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.

9.3.2. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

9.4. Порядок согласования договоров

9.4.1. Для всех структурных подразделений, должностных лиц Общества устанавливается следующий порядок согласования договоров:

• перед заключением договор предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора на листе согласования;

• проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;

• юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме, за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;

• при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;

• после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается со структурными подразделениями: