Файл: инструкция по делопроизводству.doc

5. Состав и правила оформления реквизитов документов

Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30.

Реквизиты:

01 по 10 - наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа заносятся в бланк документа (образец расположения реквизитов в приложении №1).

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

5.1. Дата документа

5.1.1. Датой документа является дата его подписания (для приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д.), утверждения (для инструкций, графиков, планов, отчетов и т.д.) или дата события, зафиксированного в нем (для протоколов, актов).

5.1.2. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две и более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

5.1.3. Датируются все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом.

5.1.4. Дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

5.1.5. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

П р и м е р:дату 13 января 2013 года следует оформлять: 13.01.2013 г.

В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно-цифровой способ оформления дат - 13 января 2013 г. Дата оформляется без кавычек.

5.1.6. При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ.

5.2. Регистрационный номер документа

5.2.1. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

5.2.2. Регистрационный номер документа является его порядковым номером в течение года (с января по декабрь).

5.2.3. Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляется буква к (кадры), по основной деятельности к порядковому номеру добавляются буквы о/д (основная деятельность).

5.2.4. Регистрационный номер внутренних, исходящих документов, кроме порядкового номера, дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения, составившего документ, номером дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа).

П р и м е р:Акт № 00-14-28,

где: 00-индекс отдела, 14-номер дела по номенклатуре, 28-порядковый номер отправляемого документа.

5.2.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ или на основании которого готовится следующий документ.

5.3. Место составления

5.3.1. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывается для определения составителя документа (отдела, подразделения). Реквизит используется в основном для внутренних документов.

5.4. Адресат

5.4.1. Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);

- почтовый адрес.

5.4.2. Каждая из указанных частей адресата печатается с новой строчки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки должна не превышать 9-10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

5.4.3. Для внутренних документов указываются: название структурного подразделения, должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому подается документ.

П р и м е р:Начальнику отдела безопасности

В.Г. Куроедову

5.4.4. При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

П р и м е р: Куроедову В.Г.

пр-т Октябрьский д.55 кв.13

г. Великие Луки 182113

5.4.5. При адресовании документа юридическому лицу указывается наименование организации, затем почтовый адрес.

П р и м е р:Почтовое отделение № 10

ул.Некрасова д.1 г.Великие Луки 182113

или

ООО «Альянс»

Генеральному директору

Ивановой И.И.

пер. Гранатовый д.4

г.Великие Луки 182113

5.4.6. На одном документе помещается не более 4-х адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не проставляется. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один конкретный адрес. Список на рассылку составляется тем, кто готовил документ.

5.5. Гриф утверждения документа

5.5.1. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Слово УТВЕРЖДАЮ печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия.

5.5.2. Утверждаются, следующие виды документов:

• Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

• Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

• Инструкции (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

• Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

• Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

• Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

• Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

• Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.);

• Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

• Расценки на производство работ;

• Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

• Стандарты (государственные, отраслевые,технические условия);

• Структура и штатная численность;

• Тарифные ставки;

• Уставы организаций;

• Формы унифицированных документов;

• Штатные расписания и изменения к ним.