Файл: инструкция по делопроизводству.doc

10.5.4. Результат рассмотрения документа доносится до подготовившего его через Секретаря Общества либо самостоятельно адресатом.

10.6. Порядок подготовки и передачи документов на подпись

10.6.1.Документация, подготовленная в установленной форме, передается Исполнителем для подписания Генеральным директором - делопроизводителю ежедневно до 15⁰⁰ ч.

10.6.2. Делопроизводитель подготавливает пакет документов, для подписи Генеральным директором, по группам документации:

• входящая корреспонденция;

• исходящая корреспонденция;

• внутренние документы;

• кадровые документы;

• документы, связанные с договорной работой;

• финансово-бухгалтерские документы;

• прочие.

10.6.3. Подача документации на подпись Генеральному директору осуществляется ежедневно с 16⁰⁰ ч. до 17⁰⁰ ч.

10.6.4. В обязательном порядке подлежит возврату документация, если на ней не проставлены визы согласования.

10.6.5. Доработка документации с учетом замечаний Генерального директора осуществляется Исполнителем в указанный Генеральным директором срок. После доработки с учетом замечаний Генерального директора документация подлежит повторному визированию.

Возврат проекта документа для доработки, не может служить основанием для продления сроков исполнения поручений Генерального директора.

10.6.6. Ответные документы передаются на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

10.6.7. Передача документации на подпись Генеральному директору, исключая делопроизводителя, считается допустимой только для:

• Финансового директора;

• Начальника отдела кадров.

11. Организация контроля исполнения

1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

2. При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа проставляется отметка о контроле.

3. Контроль исполнения обеспечивают ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль соблюдения сроков исполнения документов и другие контрольные операции осуществляют:

• документов с поручениями (резолюциями) руководства Общества, приказов по основной деятельности и распоряжений;

• поручений оперативных совещаний у руководства Общества;

• планов - в соответствии с функциями структурных подразделений Общества;

• документов с поручениями начальника структурного подразделения - ответственный за делопроизводство данного подразделения.

4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа (поручения), а поступивших из других организаций, предприятий, - с даты их поступления.

6. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

• внутренние документы Общества (приказы, распоряжения, протоколы совещаний и др.) - согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу).

7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в Журнале.

9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Генерального директора Общества, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

10. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

11. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Секретаря Общества для внесения изменений в электронные картотеки баз данных - новый срок, дата изменения, подпись.

12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным лицам.

13. Снятие документа с контроля осуществляет Генеральный директор Общества и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело

14. О ходе выполнения приказов и распоряжений Общества структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя Генерального директора Общества, на которого возложен контроль исполнения приказа, распоряжения. Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа, распоряжения с контроля или о продлении срока исполнения.

15. Данные о ходе выполнения приказов и распоряжений, информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в электронной карточке.

12. Заключительные положения

12.1.Настоящая инструкция обязательна для исполнения всеми работниками Общества.

12.2.Изменения и дополнения в настоящую инструкцию вносятся приказом Генерального директора Общества.

г.Великие Луки

О составлении графика обучения сотрудников

В связи с необходимостью проведения обучения сотрудников использованию системы управления конфликтами в организации,

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Директора департамента управления персоналом Зайцевой И.В. подготовить график обучения. Срок исполнения - до 05.07.2013 г..

2. Контроль за исполнением возложить на заместителя генерального директора Сидоренко И.Н.

Генеральный директор личная подписьВ.В. Иванов

Сприказом ознакомлены:личная подписьСидоренко И.Н. 02.07.2013 г.личная подписьЗайцева И.В. 02.07.2013 г.