Файл: инструкция по делопроизводству.doc

5.5.3. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (приказом руководителя компании, иногда протоколом) или должностным лицом.

П р и м е р: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Калина Нова»

личная подпись В.В. Иванов

10 января 2013 г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

5.5.4. При утверждении документа другим документом указываются наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждаемого документа (акт - утвержден, инструкция - утверждена, правила - утверждены, положение - утверждено).

П р и м е р: УТВЕРЖДЕНА

Приказом ООО «Калина Нова»

от 10 января 2013 г. № 152 о/д

5.6. Резолюция

5.6.1. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По характеру текста резолюции могут быть двух видов:

• резолюции, содержащие решение вопроса (например: "отказать", "выделить" и т.д.);

• резолюции, содержащие указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части:

• кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя;

• что поручается - характер и порядок решения вопроса;

• срок исполнения.

П р и м е р:О.В. Ивановой

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой "Оллек " к 15.05.2013 г.

личная подпись В.В. Иванов

02.05.2013 г.

Если несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.

5.6.2. Резолюция часто является основанием постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

5.7. Заголовок к тексту

5.7.1. Заголовок является обязательным реквизитом любых документов (за исключением извещений, телеграмм).

5.7.2. Заголовок включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок чаще всего отвечает на вопрос: "о чем?", " о ком?".

П р и м е р: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках металла; Положение - О финансовом отделе.

5.7.3. В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила, заголовок отвечает на вопрос: кого (чего)?

П р и м е р: должностная инструкция - секретаря; протокол - заседания совета; акт - приема помещения; правила - трудового распорядка и др.

5.7.4. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно.

П р и м е р: "О создании приемной комиссии".

Заголовок печатается без кавычек, не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

5.8. Отметка о контроле

5.8.1. Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (Контроль) в правом верхнем углу документа.

5.9. Текст документа

5.9.1. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

5.9.2. Важнейшими требованиями к тексту являются: достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

5.9.3. Связный текст, как правило, состоит из двух частей:

• в первой части - указываются причины, основание, цели составления документов;

• во второй - решения, выводы, предложения и рекомендации.

5.9.4. В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, в объяснительных записках, заявлениях, в большей части докладных записок текст излагается от первого лица (предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (правление решило).

5.9.5. В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа (Иванов возражает … и предлагает).

5.9.6. Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. Абзац печатается, отступив пять печатных знаков от начала строки. Абзац должен быть одинаковым по всему тексту документа.

5.9.7. Тексты документов сложных, больших по объему разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками. Количество номеров в нумерации не должно быть больше четырех.

П р и м е р: 2.1.; 2.1.2.; 2.1.2.3.

5.9.8. Если в тексте документа содержится таблица, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

5.9.9. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

5.9.10. Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

5.10. Отметка о наличии приложения

5.10.1. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:

П р и м е р: Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы с красной строки всегда в единственном числе.

5.10.2. Если приложение в тексте не названо, его наименование дается в отметке о приложении с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют:

П р и м ер: Приложение: 1. Правила по составлению и оформлению документов

компании на 5 л. в 4 экз.;

2. Альбом унифицированных форм компании на 18 л. в 2 экз.

5.10.3. Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

П р и м е р: Приложение: письмо Минэкономразвития РФ от 15.05.2011 № 00-000 и приложение к нему, всего на 6 л.

5.10.4. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

П р и м е р: Приложение: на 2л. в 6 экз. только в первый адрес.

5.10.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

П р и м е р: Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в 3 экз.

5.10.6. В приложении к распорядительному документу на первом листе приложения в правом верхнем углу пишут:

П р и м е р:Приложение № 2

к приказу ООО «Калина Нова»

от 15.03.2013 № 120-о/д

5.11. Подпись

5.11.1. Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

5.11.2. В состав реквизита "Подпись" входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности).