Файл: инструкция по делопроизводству.doc

8.8.1.1. Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (далее совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

8.8.1.2. Протокол ведет Секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают Председатель и Секретарь, ведущие заседание.

8.8.1.3. Протоколы могут издаваться в полной(образец оформления полного протокола в приложении №6) иликраткой форме (образец оформления краткого протокола в приложении №7), при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

8.8.1.4. Решение о том, какую форму протокола вести на совещании, принимает Председатель комиссии.

8.8.1.5. Датой протокола является день проведения совещания (протоколы, как правило, оформляются после совещания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания:

П р и м е р: 15.05.2011 г. или 10 - 15.05.2011 г.

8.8.1.6. Номером протокола является порядковый номер совещания. Нумерация протоколов ведется в пределах рабочих проектов.

8.8.1.7. Заголовок текста протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже:

П р и м е р: ПРОТОКОЛ … заседания коллегии;

ПРОТОКОЛ … собрания трудового коллектива;

ПРОТОКОЛ … совещания начальников структурных подразделений.

8.8.1.8. Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть начинается с указания фамилий и инициалов Председателя и Секретаря

совещания.

После этого с новой строки печатается слово "Присутствовали", и перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших на совещании. При большом количестве участников совещания их фамилии в протоколе не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество. Списки участников становятся одним из приложений к протоколу. В таком случае в протоколе указывают:

П р и м е р:Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделенные двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Затем оформляется повестка дня: перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии выступающих.

8.8.1.9. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

8.8.1.10. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

8.8.1.11. Каждый раздел состоит из трех частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ -ПОСТАНОВИЛИ.

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

8.8.1.12. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии Председательствующего (Председателя), Секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются инициалы и фамилии.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с рассмотренными вопросами, содержание вопросов и принятых решений. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано. Затем указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

8.8.1.13. Решения, принятые на заседании, доводятся до соответствующих лиц рассылкой им копий протокола по электронной почте либо выписок из протокола.

8.8.1.14. При составлении выписки из протокола воспроизводят заголовочную, вводную части текста; тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только Секретарь, он же составляет заверительную

надпись. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

8.2. Акт

8.8.2.1. В некоторых случаях акты (образец оформления акта в приложении №8) не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

8.8.2.2. Датой акта является дата события.

8.8.2.3. Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
испытаний (образцов, систем, технологий);
выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
нарушения установленных правил;
ревизии, инвентаризации;
расследования аварий, несчастных случаев;
ликвидации организации и т.д.

8.8.2.4. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт",

П р и м е р: акт проверки финансово-хозяйственной деятельности Общества;

акт списания материальных ценностей.

8.8.2.5. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

8.8.2.6. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

8.8.2.7. В акте указываются число экземпляров акта и их местонахождение:

П р и м е р:Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия;

2-й экземпляр – коммерческий отдел;

3-й экземпляр – покупатель.

8.8.2.8. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии (рабочей группой) или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

8.8.2.9. Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

8.8.2.10. Конечная стадия создания акта – утверждение Генеральным директором.

8.8.2.11. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

8.3. Справка

8.8.3.1. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность Общества, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки(образец оформления внешней справки в приложении №9) составляются для представления во внешние организации,внутренние справки(образец оформления внутренней справки в приложении №10) – для представления руководству Общества или на рассмотрение коллегиального органа.

8.8.3.2. Внешние справки оформляются на общем бланкеОбщества аналогично внешнимдокладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

8.8.3.3. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос "О чем?" и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

П р и м е р:Справка о комплектовании тематического комплекта "Информационно-справочная система архивной отрасли"

8.8.3.4. Текст справки, состоит из двух частей:

в первой излагаются факты, послужившие основанием для ее составления;
во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

8.8.3.5. Внешние справки подписывают Генеральный директор или его заместитель.

8.8.3.6. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают Генеральный директор организации, главный бухгалтер и заверяют печатью.

8.8.3.7. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.