Файл: Информатика и КГ_2014.doc

В Excel 2007 для создания последовательности данных используется команда Главная/Редактирование/Заполнить/Прогрессия.

Для записи информации различными форматами удобнее всего использовать контекстное меню. Если, например, в ячейке отображается дата вместо числа, то нужно в контекстном меню выполнить команду Формат ячеек, на вкладке Число выбрать формат Числовые и установить нужные параметры формата.

Чтобы отредактировать содержимое ячейки, надо сделать двойной щелчок в поле ячейки или нажать клавишу <F2> и внести изменения.

Выделение ячейки выполняется щелчком мыши на ней. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, выделить другие ячейки. Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью в поле имени. Для выделения рабочего листа надо щелкнуть на левой верхней (пустой) ячейке пересечения названий столбцов и строк. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу <Ctrl> и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

Операции со строками и столбцами. Для вставки столбца или строки надо поместить курсор в нужное место, правой клавишей мыши вызвать контекстное меню, выполнить команду Добавить ячейки и в появившемся окне выбрать режим Столбец или Строка.

Удалять можно как содержимое строк и столбцов, так и целиком строки и столбцы. Для уничтожения содержимого выделенных ячеек проще всего использовать клавишу <Del>. Для удаления столбцов, строк или ячеек надо их выделить и выполнить команду Правка/Удалить с последующим выбором нужной опции.

Для изменения ширины столбца или высоты строки следует указатель мыши поместить на границу в поле названий и перетащить границу нужным образом. Автоматическая настройка ширины столбца или высоты строки на самый длинный текст осуществляется двойным щелчком мыши на границе в поле названий или выполнением команды Формат/Строка (Столбец)/Автоподбор высоты (Автоподбор ширины).

Копирование, вырезание, вставка. Эти операции выполняются над выделенными участками с помощью команд меню Правка или кнопок на панели Стандартная.

Содержимое ячейки или выделенного интервала можно копировать и с помощью мыши. Для этого надо зацепить курсор мыши за правый нижний угол и, удерживая клавишу <Ctrl>, скопировать ячейку или интервал ячеек в нужное место. При переносе информации клавиша <Ctrl> не используется. При копировании формул таким способом автоматически меняются названия ячеек формул.

В Excel 2007 операции вырезания, копирования и вставки информации выполняются над выделенными участками с помощью кнопок на панели Главная.

Оформление таблицы. Для изменения цвета фона и цвета линий используются кнопки на панели Форматирование, команды Ячейки из пункта меню Формат или контекстное меню.

Кнопка Границы на панели Форматирование позволяет создать рамки в таблице.

Использование команды Формат/Условное форматирование предоставляет возможность настроить цвет фона выделенных ячеек и цвет шрифта в них в зависимости от некоторых условий. Например, при вводе положительных чисел один цвет чисел, при вводе чисел, превышающих некоторое значение, – другой цвет и т. д.

В Excel 2007 для изменения цвета фона и цвета линий используются кнопки на панели Главная или контекстное меню. Весьма эффективным и наглядным является применение стилей для таблиц с помощью команды Главная/Стили. Можно быстро форматировать данные таблиц на листе, используя темы и конкретные стили. Темы могут совместно использоваться другими приложениями (например, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint), а стили предназначены для изменения формата элементов только в приложении Excel.

Фиксирование заголовков. При работе с большими таблицами удобно фиксировать заголовки. Для этого следует поместить курсор в нужное место с учетом того, что закрепляется область левее и выше расположения курсора. Затем выполнить команду Закрепить области из пункта меню Окно.

В Excel 2007 закрепить области можно с помощью команды Закрепить области на вкладке Вид.

4.2. Вычисления по формулам

Ввод формул. При вводе формул надо соблюдать следующие правила:

– все формулы начинаются со знака «=»;

– при адресации ячеек используются только латинские буквы;

– арифметические операции обозначаются символами: * (умножение), / (деление), + (сложение), - (вычитание), ^ (возведение в степень);

– для отделения целой части от дробной используется запятая (или точка в зависимости от настройки Windows);

– аргументы используемых в формулах функций разделяются между собой символом «;»;

– интервалы ячеек записываются указанием первой и последней ячейки интервала со знаком двоеточия между ними. Например, =A2*2,2+МИН(S1:S10).

Формулы можно копировать и перемещать обычным способом, при этом автоматически меняются адреса ячеек.

Использование встроенных функций. Мастер функций (кнопка fx) дает возможность использовать готовые встроенные функции: математические, тригонометрические, финансовые, текстовые, статистические, функции даты и времени и т. д. Для того чтобы вставить функцию, необходимо:

– активизировать ячейку, нажать fx (Мастер функций);

– в появившемся окне выбрать категорию функции и имя;

– в следующем окне задать аргументы функции.

Можно создать примечания к ячейкам. Для чего надо выполнить команду Примечание из пункта меню Вставка. Ячейка с примечанием помечается красным треугольником в правом верхнем углу.

Одна из часто используемых в Excel функций – это функция автоматического суммирования. Кнопка Автосумма находится на панели Стандартная.

Функция ЕСЛИ. Функция ЕСЛИ используется для выбора направления вычислений. Например, =ЕСЛИ(Е3>2;0,5*D3;0). Здесь, если условие Е3>2 выполняется, то содержимое ячейки, в которой приведена эта формула, равно 0,5*D3. Если условие не выполняется, то содержимое ячейки равно 0.

Адресация и ссылки. В формулах различают абсолютную, относительную и смешанную адресацию ячеек. Абсолютная адресация использует для указания на ячейку ее фиксированное положение на листе. В абсолютной адресации перед именем столбца и номером строки ставится знак $. Например, ячейка $А$1 находится в столбце А строки 1. При копировании имя ячейки остается прежним.

Относительная адресация указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, и обозначается привычным образом, например ячейка В3. При копировании формул ячейки автоматически меняют имя.

В смешанном адресе ячейки знак $ ставится перед абсолютной частью. Например, $A5 – абсолютная ссылка на столбец А.

Чтобы обратиться к ячейке другого листа, следует указать имя листа и имя ячейки: Лист1!F8. Объемные ссылки – это ссылки на ячейки диапазона листов в книге. Например, пусть в файле Excel имеется 6 листов. Необходимо определить сумму значений из диапазонов (В1:В20), расположенных на всех этих листах. Формула будет иметь вид: =СУММ(Лист1:Лист6!В1:В20).

При работе с объемными ссылками можно использовать до 11 функций в одной формуле.

Если открыты два файла Excel, то обратиться из первого файла к ячейке $A$3 пятого листа второго файла надо следующим образом: [Имя книги.xls]Лист5!$A$3. Если нужно обратиться к ячейке не открытого файла, то в ссылке необходимо указать полный путь доступа к папке, где хранится книга: “C:\Имя папки\[Имя книги.xls]Лист5”!$A$3.

Сообщения об ошибках. Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Excel выводит сообщение об ошибке.

#ИМЯ?– Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0!– в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЗНАЧ!– использован недопустимый тип аргумента;

#Н/Д– такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО!– неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА!– в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЧИСЛО!– нарушены правила задания операторов, принятые в математике.

Копирование формул. В том случае, если надо скопировать только формулу или только значение, полученное по формуле, используется специальная вставка. Надо поместить подсветку на нужную ячейку, скопировать информацию, поместить курсор в место вставки и выполнить команду Специальная вставка из пункта меню Правка. В появившемся окне выбрать то, что следует копировать.

4.3. Построение диаграмм, обработка данных и печать

Создание диаграмм. Чтобы построить диаграмму, надо:

–выделить зону информации, для которой будет строиться диаграмма;

– нажать кнопку Мастер диаграмм на панели Стандартная, выбрать вид диаграммы и нажать кнопку Далее;

– построение графика осуществляется в несколько шагов. На каждом шаге появляется свое окно, в котором нужно выбирать соответствующие параметры и нажимать кнопку Далее. Можно определить диапазон данных, задать надписи на осях координат. На втором шаге на вкладке Ряд можно задать так называемую легенду, в которой обозначаются имена рядов. Нажатие кнопки Готово вызывает построение диаграммы.

Для редактирования диаграммы надо сделать по ней двойной щелчок. Можно задавать различные надписи на диаграмме, использовать различные шрифты и окраску. Объемная диаграмма может подвергаться поворотам, менять перспективу, высоту от основания. Удобно для редактирования использовать и контекстное меню.

Для построения диаграммы в Excel 2007 надо выделить зону информации, для которой будет строиться диаграмма, выбрать вкладку Вставка и нажать на кнопку с соответствующим типом диаграммы на панели.

Создание сложных текстовых эффектов. Для создания красивых надписей используется Мастер текста (Word Art). Для работы с ним надо выбрать команду Вставка/Рисунок/Объект Word Art, в появившемся меню задать вид оформления текста и в раскрывшемся окне набрать текст. Заканчивается работа с объектом Word Art щелчком мыши вне рамки надписи.

При необходимости откорректировать текст надписи надо сделать на нем двойной щелчок и, используя кнопки панели Word Art, выполнить соответствующую коррекцию.

В Excel 2007 для создания красивых надписей используется Вставка/Объект Word Art.

Сортировка и фильтрация данных. Команда Данные/Сортировка позволяет отсортировать исходную информацию различным образом. При выполнении команды Данные/Фильтр/Автофильтр в верхнем ряду таблицы появляются небольшие кнопки, нажав на которые можно задать условия выборки данных. При записи условий выборки для текста надо учитывать, что один неизвестный символ обозначается знаком вопроса, а несколько – звездочкой.

В Excel 2007 автофильтр в таблице по умолчанию включен, что позволяет использовать в формулах имена заголовков столбцов таблицы вместо ссылок на ячейки.