Файл: Пособие по ДО.docx

Невербальные проявления некоторых черт характера

7. Организация публичного выступления

Каждому деловому человеку (предпринимателю или менеджеру) приходится выступать перед какой-нибудь группой слушателей. Содержание выступления может быть разным: план работы коллектива, отчет о работе, техническое совещание и т.п. Разной может быть и аудитория слушателей: очередное собрание акционеров предприятия, научно-техническая конференция, доклад на расширенном заседании Совета директоров, выступление на научно-экономическом совете с инновационным предложением.

Надо уметь убедительно и грамотно выступать перед аудиторией!

Предварительный анализ выступления

Чтобы добиться успеха, нужно заранее представить себе аудиторию, и до начала подготовки (до выбора темы и сбора материала) ответить самому себе на ряд вопросов.

1. Перед какой аудиторией нужно выступать (статус, возраст, пол и т.д.)?

2. Зачем нужно выступать? Какова конечная цель выступления (отчет, план, презентация)?

3. Кто и когда выступал перед данной аудиторией в последний раз, и что было достигнуто в конечном итоге?

4. Кто представит вас аудитории, как вы будете охарактеризованы?

5. Как готовить выступление, чтобы оно соответствовало особенностям данной аудитории?

6. Есть ли неформальные лидеры в данной аудитории, будут ли они присутствовать, надо ли устанавливать с ними контакт?

7. Ожидаются ли «каверзные вопросы»; если да, то какого рода?

8. Какой наглядный материал полезен для данной аудитории: графический, цифровой и т.д.?

9. Есть ли «свои люди» в данной аудитории, способные помочь в подготовке выступления и обеспечить обратную связь при его оценке?

10. Чем закончить предлагаемое выступление?

Подготовка к выступлению

Она сугубо индивидуальна, зависит от уровня знаний и квалификации, но можно сформулировать и общие требования.

1. Работа с исходным материалом:

А) Материалы должны содержать новые, наиболее интересные факты по типичным (актуальным!) для всех вопросам.

Б) Подготовка материалов ведется лично (с привлечением нужных отделов и служб).

2. Выбор темы выступления. Это могут быть:

А) План работы.

Б) Отчет о работе.

В) Потребность высказать собственное мнение по проблеме.

3. Продумывание главной идеи.

Нужно выделить стержневую идею выступления (хорошие результаты, повышение зарплаты, введение инноваций и т.п.).

4. Качество информации:

А) Объем данных должен быть больше, чем собираетесь использовать в речи.

Б) Выступление должно содержать большой процент достоверных статистических данных.

5. Подготовительные материалы должен включать:

А) Готовое содержание.

Б) Изложение статистических данных и фактов.

В) Призыв к действию и конкретным делам.

Г) Резюме (выводы) выступления.

6. Письменная запись выступления может быть в следующих формах:

А) Краткие тезисы выступления (на листе размера А5).

Б) Конспект доклада.

В) Подробный отчет (доклад) с выделенными маркером местами.

7. Репетиция выступления:

А) Прочтение перед зеркалом.

Б) Выступление перед «группой поддержки».

В) Запись на видео и анализ выступления.

Конкретные рекомендации оратору при подготовке выступления:

• название выступления желательно обсудить с коллегами;

• оцените интерес аудитории, уровень ее информированности – помните, слушателей интересуют лишь те аспекты работы, которые имеют отношение к их собственной деятельности;

• продумайте форму речи: язык, стиль, подбор цитат, цифр. Старайтесь излагать свои мысли простым языком с минимумом иностранных терминов. Учтите, что абсолютные цифровые показатели на слух воспринимаются тяжело. Их чрезмерное применение может снизить интерес аудитории. Поэтому их надо представлять в виде наглядных таблиц, а в устной речи использовать только относительные числа: коэффициенты, индексы, проценты;

• выберите тональность выступления: она может быть предостерегающей, торжественной, мрачной, беспечной, шутливой, счастливой и т.п. Овладейте несколькими вариантами тональности – возможна перестройка по ходу выступления;

• используйте только культурную речь, избегайте штампов, нелитературных выражений, различных вульгаризмов, слов-паразитов, жаргонных слов вне зависимости от состава аудитории;

• совершенствуйте технику произнесения речи, продумайте жесты, голосовую модуляцию, выражение лица;

• продумайте, как наиболее эффективно использовать наглядные пособия, но в любом случае готовьтесь сделать доклад устным, если техника выйдет из строя;

• развивайте в себе чувство времени: из принятого регламента выходить нельзя. На всякий случай имейте сокращенный вариант выступления;

• для выступления одевайтесь скромно (без эксцентричности в одежде) – вы и так будете в центре внимания; ведь одежда не должна отвлекать слушателей от целостного восприятия сообщения.

• нужно провести генеральную репетицию выступления не позднее 1 дня до его даты;

• начать подготовку нужно за 5-7 дней до выступления: подготовка текста выступления (1 день), наглядных пособий (1 день), коррекция текста (2 дня), подготовка технические средства (1 день), репетиция (1 день).

Структура выступления

Традиционно выступление состоит из трех частей:

1. Начало – стержневая идея: что послужило поводом для выступления. Задача – произвести приятное и яркое впечатление;

2. Основная часть. Задача – сохранить интерес аудитории к теме выступления:

- краткая история рассматриваемого вопроса;

- тенденции развития проблемы;

- накопленный опыт (положительный и отрицательный) решения рассматриваемых вопросов;

- предложения по решению проблемы (это главное содержание, а предыдущее только подводит к этому);

3. Заключительная часть – довести до аудитории выводы выступления, т.е. те 25% информации, которые должны хорошо запомниться.

Технология выступления

Технология начала выступления

Настройтесь на аудиторию. Обведите взглядом аудиторию, как будто вы хотите убедиться в том, что она готова к восприятию ваших слов. Не начинайте выступление сразу, подождите секунд 10. Люди должны успокоиться (должна установиться тишина), а вы пока можете взглянуть в свои тезисы, что поможет обрести уверенность.

Перед выступлением встаньте поудобнее, в полупрофиль, не делайте никаких лишних движений. Манера поведения не должна отвлекать слушателей от сущности проблемы и вызывать ненужные ассоциации.

Ваш взгляд должен быть направлен на слушателей, но не в одну точку. Не избегайте взглядов, направленных на вас.

С первых же слов внимательно наблюдайте за реакцией аудитории.

Начало выступления должно быть кратким и состоять из одного-двух предложений. Проверенные способы начала выступления:

• возбудить любопытство слушающих (необычный подход – тема, событие);

• начать с конкретной иллюстрации или забавной истории (анекдота);

• использовать какой-либо предмет, имеющий отношение к теме;

• задать вопрос, привести сразу потрясающий факт или цитату великого человека;

• не следует начинать слишком формально или со слов извинения.

Нельзя начинать речь с таких предложений:

«Я хочу начать свое выступление…» Вы уже начали и говорите сразу по существу.

«Если вы позволите, я начну говорить»; «Если позволите, я приведу такой факт» Вы спрашиваете позволения, но, не дожидаясь реакции слушателей, продолжаете.

«Мне хочется сказать вам». Хочется – говорите, ведь вы уже начали это делать.

«Я очень волнуюсь, мне трудно говорить» Допустимо только, если к вам очень хорошо относятся.

«Вот здесь, как вы слышали, многие говорили, что…» Эти сорные слова говорят о неуверенности докладчика и расхолаживают слушателей.

«Почти все, что я хотел сказать, здесь уже сказал…, но если я вышел на трибуну…» Самый худший вариант: «Лучше бы вообще не выходил».

Технология основной части доклада

Ее элементы зависят от излагаемого вопроса. Главная психологическая задача – поддержать интерес аудитории.

Основная часть должна включать 7 ± 2 главных положения (это объем внимания, т.е. то количество информации, которое люди осознанно смогут удержать в голове).

Повторяя свою мысль, не употребляйте одних и тех же фраз, слов.

Приемы, которые помогут убедить слушателей в вашей правоте и удержать их внимание:

• демонстрация: фотографии, диаграммы, модели, помогающие передать стержневую идею выступления;

• сравнение – проведение аналогий предлагаемой идеи с ситуациями из повседневной жизни, общественных истин и т.д.;

• негативный подход – описание драматической ситуации в случае каких-либо неправильных установок;

• логический подход (индукция, дедукция, обобщение, систематизация и т.п.), например, продвижение от упрощенной версии к более сложной схеме, отражающий существо вопроса.

Эти приемы будут особенно эффективны, если создавать проблемную ситуацию, выдвигать неожиданные гипотезы, включать юмор и т.д. Но их применение требует опыта публичных выступлений и уверенности оратора в своих силах.

Технология заключительной части

Это важная часть выступления, так как лучше всего запоминается слушателями. Варианты концовок выступления:

• заканчивайте свое выступление плавно; не оставляйте его незавершенным, неясным и размытым;

• резюмируйте, повторив основное положение и главные предложения по решению проблемы, призовите к действию (выполнению плана, научным достижениям, экономическому росту);

• выразите в 1-2 предложениях уверенность в правильности приведенной аргументации и надежду на то, что если этому следовать, то можно добиться желаемого результата.

• можно вызвать одобряющий смех: рассказать анекдот к месту или процитировать подходящие поэтические строки.