Файл: posobie_po_informatike_Chast1_Word.doc

Фильтрация позволяет выбирать данные, удовлетворяющие определенным критериям. Существует три способа фильтрации: поиск с помощью формы (мы его уже рассмотрели), автофильтр и расширенный фильтр.

Автофильтр

Поместите курсор в область, содержащую базу данных или выделите её.

Затем выполнить команды меню Данные/ Фильтр (рис. 24).

Рис. 24. Фильтрация данных

На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз, которыми можно задать критерии фильтрации(рис. 25):

Рис. 25. Критерии фильтрации данных

Пункт Условие позволяет применить отличные от равенства операторы сравнения (рис. 26).

Рис. 26. Фильтрация данных

Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическими и или или (рис. 27).

Рис. 27. Выбор условий для фильтрации

Допускается использование специальных символов подстановки:

? - Любой символ в той же позиции, что и знак вопроса.

Например: д?м задает поиск "дым" и "дом"

* - Любую последовательность символов в той же позиции, что и звездочка.

Например: *ино задает поиск "Люблино" и "Выхино"

Строчные и прописные буквы при фильтрации данных не различаются.

Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

Примеры: в базе данных, заданной таблицей,

выбрать строки, относящиеся к октябрю 2000 года.

Для этого в столбце дата нужно задать соответствующее условие (рис. 28).

Рис. 28. Фильтрация данных

В результате получим таблицу(в зависимости от исходных данных) (рис. 29).

Рис. 29. Результаты фильтрации данных

Выбрать строки с одним наибольшим количеством кирпича.

Для этого в поле материал задать критерий кирпич и в поле количество выбрать пункт с наибольшим количеством (рис. 30).

Рис. 30. Пример выбора строки

В результате получим (рис. 31):

Рис. 31. Результаты фильтрации данных

Расширенный фильтр

С помощью команды Дополнительно на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения (рис. 32).

Рис. 32. Фильтрация данных

Для использования расширенного фильтра необходимо создать на рабочем листе диапазон условий, который должен отделяться от списка как минимум одной пустой строкой. Диапазон условий может быть расположен выше или ниже фильтруемого списка.

Создание диапазона условий

Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов в первую строку диапазона условий.
Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора.
Укажите ячейку в списке.
Выберите пункт меню Данные/ Фильтр/ Дополнительно.
В исходный диапазон автоматически ставятся координаты фильтруемого списка, если вы указали ячейку внутри списка в п.3.
Укажите координаты диапазона условий, содержащего строку заголовков и строки с критериями. В диапазон недопустимо включение лишних, пустых строк.

Примеры условий отбора расширенного фильтра

В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на возвращаемое формулой значение.

Условия, записанные в одной строке, автоматически соединяются в одно логическое выражение союзом И (And). Условия, записанные в смежных строках, соединяются союзом ИЛИ (Or).

На ячейки одного столбца накладываются три или более условий отбора

Выбираются все строки с условием:

(материал= доска) или (материал=гвозди) или (материал=цемент)

материал

доска

гвозди

цемент

Условие отбора накладывается на ячейки двух или более столбцов

выбираются строки с условием:

(получил=иванов) и (дата>10/10/2000) и (дата<1/11/2000)

Получил	дата	дата
иванов	>10/10/2000	<1/11/2000

выбираются строки с условием:

(цена=максимальной цене в списке) или стоимость=максимальной стоимости в списке)

цена(у.е.)	стоимость(у.е)
=МАКС($D$3:$D$20)
	=МАКС($E$3:$E$20)

В условии отбора используется возвращаемое формулой значение

Возвращаемое формулой значение можно использовать не только в условиях на равенство (как в предыдущем примере), но и с другими операторами сравнения.

В этом случае в качестве заголовка условия нужно ввести строку, которая не является заголовком столбца списка (например, 'критерий') или оставить заголовок условия незаполненным.

Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца (например, 'цена(у.е.)' ), либо на соответствующее поле в первой записи(D3).

Например, выбираются строки с условием:

значение в столбце 'цена(у.е.)' превышает среднее значение в ячейках $D$3:$D$20; заголовок условия критерий.

критерий

='цена(у.е.)'>СРЗНАЧ($D$3:$D$20)

Аналогичный результат получится при задании условия в виде:

=D3>СРЗНАЧ($D$3:$D$20)

Подведение итогов

Для подведения итогов по всей базе данных, а также по отдельным группам данных можно использовать функцию Excel ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ (рис. 33),

Рис. 33. Промежуточные итоги

а также создание сводных таблиц (рис. 34).

Рис. 34. Создание сводных таблиц

Подведение промежуточных итогов

Порядок работы:

Отсортируйте список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. (Например, чтобы просуммировать стоимость материала, отпущенного со склада одному человеку, нужно отсортировать список по полю [получил].)
Укажите ячейку в этом списке.
Выберите команду меню Данные/ Промежуточные итоги.
Выберите столбец При каждом изменении в, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка. (Например, получил.)
Выберите функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция. (Например, сумма.)
Выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по. (Например, стоимость.)

Детализацию данных можно регулировать с помощью кнопок структуры слева от таблицы.

Любая строка итогов может быть удалена из списка, это не повлияет на другие данные. Чтобы удалить все строки с итогами нужно выбрать меню Данные/ Итоги/ Убрать все.

Чтобы подвести итоги по вложенным группам (например, для каждого получателя подсчитать сумму количества и стоимости каждого материала), нужно сначала провести сортировку по всем необходимым столбцам (получил и материал), а затем два раза подвести итоги (сначала При каждом изменении в: получил, затем При каждом изменении в: материал)

Пример: итоги по фамилиям получателей с суммированием стоимости, а также с суммированием количества и стоимости каждого материала для каждого получателя.

Таблица 2.22

Итоги по фамилиям получателей

расход материалов со склада № 3
материал	количество	ед. измер.	цена(у.е.)	стоимость(у.е)	Получил	дата
				13050	Иванов А.П. Всего
гвозди	10	кг	3	30	Петров С.К.	14.09.00
гвозди	10	кг	2	20	Петров С.К.	14.10.00
гвозди	20	кг	2	40	Петров С.К.	12.09.00
гвозди Всего	40			90
кирпич Всего	5500			24000
				24090	Петров С.К. Всего
гвозди Всего	30			90
кирпич Всего	2500			10000
				10090	Сидоров С.К. Всего
				47230	Общий итог