Файл: Документированная процедура управление человеческими ресурсами.docx

Составление и оформление кадровой документации регламентируется Законами РФ № 197-ФЗ, № 181-ФЗ и другими законодательными и нормативными актами.

Личное дело сотрудника может содержать следующие сведения и документы:

– личная (учетная) карточка ([7, форма № Т-2]), в которую записываются:

• 
  фамилия, имя, отчество,
  
• 
  год рождения,
  
• 
  табельный номер,
  
• 
  наименование должности по штатному расписанию,
  
• 
  дата начала работы в организации,
  
• 
  разряд (класс, категория) и его изменения. Сведения о присвоении квалификационных разрядов рабочим вносятся в их трудовые книжки, а сведения о повышении квалификации специалистов – в их личные дела,
  
• 
  сведения о повышениях квалификации,
  
• 
  сведения об обучении, переподготовках и, если предусмотрено учебным курсом, стажировках на виды работ,
  
• 
  даты переводов (перемещений) и наименования новых должностей,
  
• 
  дата увольнения;
  

– заявление о приеме на работу;

– анкета и дополнение к ней;

– трудовая книжка;

– трудовой договор (см. Приложение В) – экземпляр организации. Экземпляр сотрудника хранится у него;

– копия приказа о приеме на работу ([7, форма № Т-1]);

– копии документов о базовом образовании и специальность по базовому образованию (подлинники документов хранятся у сотрудников);

– копия допуска (удостоверения, свидетельства) на право выполнения работ (например, специальных), изменения допуска. Удостоверение хранится у сотрудника;

– копии программ обучения, графики обучения;

– протоколы заседаний квалификационных комиссий;

– копии действующих свидетельств и сертификатов о квалификации (обучении, подготовке); свидетельства и сертификаты хранятся у сотрудников.

Основанием для внесения записей в учетные документы и изменений записей являются приказы, которые издают в порядке, установленном [8].

При управлении персоналом в организации может создаваться также другая документация в соответствии с настоящей ДП. При необходимости, персональные данные сотрудников могут быть внесены в компьютерную базу данных, управляемую согласно [1]. Преимуществами баз данных являются быстрое нахождение данных о любом сотруднике, удобная обработка данных

---

, тиражирование справок для рассылки и т.п.

Разрешение на копирование и рассылку учетных сведений о персонале заинтересованным лицам может дать директор.

Аннулирование учетных данных производят на основании приказа директора об увольнении сотрудника.

Учетные документы персонала, включая аннулированные, хранятся в архиве организации в течение сроков, установленных [9].

---

5.3 Управление численностью персонала

5.3.1 Планирование численности персонала

Как долгосрочную, так и текущую кадровую политику можно реализовать с помощью кадрового планирования. Путем кадрового планирования обеспечиваются потребности организации в необходимом количестве специалистов в соответствии с требованиями производства в конкретные временные рамки. Планирование представляет собой применение процедур по [4] для комплектации персонала и включает в себя оценку наличных ресурсов, оценку будущих потребностей организации и разработку действий по их удовлетворению.

О ценка наличия трудовых ресурсов совмещается с оценкой качества труда имеющихся работников, выполняемой по [11, раздел 6].

В
1 Зам.
силу того, что исходной точкой в кадровом планировании является прогноз (сбыта продукции, развития предприятия и т.п.), само планирование приобретает вероятностный характер, а результатом планирования является прогноз заданных показателей. Поэтому при определении потребной численности персонала в организации не выполняют формальных расчетов, а основываются на фактических потребностях организации и, тем самым, достигают цели исключения возможности перенесения недостатков в использовании сотрудников в прошедших периодах на планируемый период.

Конкретное определение потребности в персонале производят с учетом количества, квалификации, времени занятости и расстановки сотрудников в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. При этом производят сравнение потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату, которое представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки, см. Таблицу 1.
Таблица 1. Действующие взаимосвязи в планировании потребности в персонале

---

Факторы	Их влияние	Методы определения
1 Факторы, существующие вне предприятия (внешние)
1.1 Изменение конъюнктуры	– Сбытовые возможности предприятия – Себестоимость	Анализ тенденций, оценка
1.2 Изменение структуры рынка		Анализ рынка
1.3 Конкурентные отношения		Анализ положения на рынке
1.4 Данные, определяемые экономической политикой		Анализ экономических данных и процессов
1.5 Тарифное соглашение		Прогноз последствий, анализ принятых соглашений
2 Факторы, существующие на предприятии (внутренние)
2.1 Запланированный объем сбыта	– Количественные и качественные потребности в кадрах (новый спрос или пониженный спрос) – Численность необходимого персонала	– Принятие решений в соответствии с оценкой факторов, перечисленных в пункте 1 таблицы – Бюджетирование и бизнес-планирование
2.2 Техника, технология, организация производства и труда	– Численность необходимого персонала – Объем и качество готовой продукции	– Показатели на основе статистических данных о качестве – Учет убытков
2.3 Текучесть кадров	Дополнительная потребность в работниках для замены выбывших	– Определение доли текучести кадров – Учет убытков
2.4 Простои	– Нерациональное использование персонала – Сокращение объема производства	– Определение доли простоев – Учет убытков

---

Принятые в результате планирования решения должны способствовать успешному осуществлению стратегии организации.

Кадровое планирование рекомендуется осуществлять по принципу: «Берем только того, без кого невозможно обойтись», оно должно дать ответы на следующие вопросы:

– сколько работников, с каким уровнем квалификации, когда и где будут необходимы;

– зачем нам нужна конкретная должность или деятельность;

– создаст ли планируемый кадровый состав условия, при которых будут достигнуты результаты сформулированной стратегии организации;

– каким образом можно привлечь необходимый или сократить излишний персонал, учитывая социальные аспекты;

– каким образом можно использовать работников в соответствии с их способностями;

– каким образом можно целенаправленно содействовать повышению квалификации кадров и приспосабливать их знания к меняющимся требованиям;

– каких затрат потребуют планируемые кадровые мероприятия.

Кадровое планирование с целью его эффективности должно быть увязано с бизнес-планирова-нием организации в целом, для чего кадровое планирование включает задачу предоставления работающим рабочих мест в нужный момент и в необходимом количестве в соответствии с их способностями и склонностями.

---