Файл: Документированная процедура управление человеческими ресурсами.docx

, а также при наличии действительно веских оснований, например по письменному заявлению сотрудника или по решению председателя комиссии.

5.6.4 Учет компетентности персонала

Учет компетентности персонала ведется в организации с целью предоставления свидетельств сответствия компетентности персонала установленным требованиям на основе фактических данных об образовании, подготовке, навыках и опыте.

Учет ведет заместитель директора по документально подтвержденным результатам обучения персонала (дипломам, свидетельствам, удостоверениям, сертификатам). Данные хранят в личном деле сотрудника согласно требованиям настоящей ДП. Записями, образующимися в процессе учета, управляют в порядке, установленном [21].

Сведения о подготовке персонала организации могут быть при необходимости (для организации контроля обучения и допусков, решения организационных, производственных и других задач и т.п.) сведены в реестр кадров организации в виде базы данных, управляемой согласно [1], или в виде обобщенной таблицы произвольной формы, в которую включают соответствующие сведения о конкретных сотрудниках, например:

– дата оформления – день, месяц, год;

– табельный номер;

– фамилия, имя, отчество;

– дата рождения;

– базовое образование – наименование учебного заведения, год окончания, специальность;

– специальная, дополнительная подготовка – наименование учебного заведения (обучающего центра), номер свидетельства об окончании, дисциплина;

– место работы – наименование, номер подразделения (цеха, отдела);

– должность, профессия, специализация;

– дата и номер приказа о назначении на должность;

– данные о квалификации – разряд (класс), дата и номер протокола квалификационной комиссии, дата и номер приказа о присвоении квалификации, дата следующей аттестации;

– сфера полномочий – виды работ, номер, дата выдачи и срок действия сертификата (свидетельства), право подписи производственной, технической и другой документации, номер приказа о закреплении полномочий;

– сведения о выдаче личного клейма – номер личного штампа, образец оттиска, дата, номер приказа;

– образец подписи работника, и т.д.

Управление реестром кадров осуществляет заместитель директора.

---

---

5.6.5 Коммуникация, осведомленность и обмен информацией

Коммуникация сотрудников организована в целях:

– передачи управленческих решений, запланированных мероприятий и другой информации сверху вниз (от руководителей к исполнителям);

– обеспечения осведомленности персонала об уместности (актуальности, необходимости) и важности его деятельности и о том, каким образом он вносит свой вклад в достижение целей в области качества;

– получения данных о качестве и другой фактической информации (обратная связь), на основании которой путем анализа принимаются решения о результативности и об эффективности предпринятых действий и, если необходимо, разрабатываются корректирующие меры.

Для эффективной и результативной коммуникации высшее руководство (директор, главные специалисты) оценивает потребность персонала в ресурсах (документация, организационная техника, связь и т.п.) и обеспечивает ими.

Форма обратной связи, срок и содержание информации устанавливаются управляющим воздействием (документом СМК, указанием). Данные могут поступать от исполнителей в виде, например, отчета о выполнении задания, отчета о качестве продукции за определенный период, письменного или устного обращения с жалобами или предложениями об улучшении. Независимо от вида высшее руководство организации принимает и рассматривает всю поступившую информацию.

Порядок рассмотрения информации от персонала ее получателями из числа высшего руководства аналогичен правилам коммуникации с потребителями, установленными [22, пункт 5.5].

Ответственность за качество информации и данных распределена в организации в соответствии с [16] и закреплена в документах, регламентирующих деятельность сотрудников (в должностных и производственных инструкциях и других документах СМК).

У
1 Зам.
становленные данные о качестве процессов и продукции для дальнейшей обработки согласно [11] направляют менеджеру по качеству. Управление обращением данных осуществляют по [20].

Обращения от сотрудников (предложения, письма, заявления, жалобы и др.) творческого характера, личного характера, оперативного характера принимает и регистрирует заместитель директора, после чего направляет их для обработки главным специалистам, ответственным за управление конкретными видами деятельности.

---

Документы (обзоры, докладные записки, справки, сводки, переписку) о состоянии работы и по результатам рассмотрения обращений главные специалисты возвращают заместителю директора, который хранит их вместе с исходным обращением. Итоговый документ, содержащий ответ на обращение и, при необходимости, план мероприятий (корректирующих действий), заместитель директора направляет для ознакомления директору. Директор по ознакомлении с материалами накладывает резолюцию с изложением своего решения.

Как правило, ответ на обращение сотрудника должен быть направлен ему в десятидневный срок, если затронутый вопрос не требует дополнительных исследований. В последнем случае срок рассмотрения обращения сотрудника может быть увеличен по решению директора.

5.7 Управление резервом кадров

В целях качественного обеспечения предприятия подготовленными сотрудниками, снижения затрат на подбор и адаптацию новых сотрудников, снижения рисков при необходимости экстренного замещения ключевых сотрудников, а также в качестве нематериального фактора мотивации персонала в организации формируется кадровый резерв руководящего и управленческого состава. Резервируемыми должностями в организации являются все должности, относящиеся к специалистам, главным специалистам и руководителю организации.

Для зачисления в резерв кадров в предстоящем году заинтересованные руководители подразделений (главные специалисты) в декабре текущего года составляют и передают директору представление на конкретных сотрудников. В представление включают краткую характеристику результатов работы сотрудника, его сильные стороны и предложения о более эффективном использовании потенциала сотрудника, предложения о его дополнительной подготовке или иных формах развития, проект плана индивидуальной работы сотрудника и т.п. материалы. Форма представления – произвольная. На основании представленных документов директор издает соответствующий приказ.

Подготовка кадрового резерва производится по плану индивидуальной работы. Сотрудники, зачисленные в резерв, ежегодно в декабре года, прошедшего после их зачисления в резерв, должны представлять директору отчет, по результатам оценки которого директор принимает решение о готовности кандидата к назначению на конкретную руководящую должность, дополнительных мерах по его подготовке или об отчислении из резерва. Принятое решение, а также результаты рассмотрения вновь поступивших представлений от руководителей подразделений директор фиксирует в приказе об итогах работы с резервом кадров в истекшем году.

---

Процедура создания кадрового резерва и работы с ним включает следующие этапы:

– планирование кадрового резерва, в рамках которого определяется фактическая или будущая потребность олрганизации в руководящих кадрах;

– конкурсный отбор на резервируемые должности, который осуществляется как среди сотрудников организации, так и среди специалистов вне организации, в зависимости от потребностей;

– развитие профессиональных навыков и знаний сотрудников, входящих в кадровый резерв;

– практическая подготовка сотрудников, входящих в кадровый резерв.

Управление созданием кадрового резерва и работой с ним, в том числе все записи о подготовке кадрового резерва и его учет осуществляет заместитель директора при содействии директора и руководителей подразделений (главных специалистов).

Кандидаты в кадровый резерв должны соответствовать следующим требованиям:

– наличие образования, соответствующего резервируемой должности;

– практический опыт работы, знание деятельности предприятия;

– личностные качества, такие как организаторские способности, умение быть лидером коллектива, умение создать из сотрудников команду единомышленников, ставящих своей целью реализацию целей в области качества и производственных задач предприятия, дисциплинированность, исполнительность, ответственность, честность, целеустремленность, высокая требовательность к себе и подчиненным;

– возраст и состояние здоровья кандидата, способствующие энергично реализовать текущие и персипективные задачи.

Практическое использование кадрового резерва заключается в том,что в случае возникновения необходимости замещения резервируемых должностей кандидатов на замещение следует брать из числа сотрудников, состоящих в кадровом резерве по конкретным направлениям деятельности.

---