Файл: Учебное пособие удк 65. 015 Ббк 60. 82 И 21.docx

Для редактирования шаблона диаграммы Ганта создайте копию этой таблицы: Файл> Создать копию. Создавайте диаграмму Ганта с помощью GanttPRO - онлайн системы для управления проектами любой сложности.

1 ... 28 29 30 31 32 33 34 35 ... 39

Составить проект дня по методу Альпы.

С чего начать планирование по методу «Альпы»?

Первая стадия – составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
невыполненное накануне;
добавившиеся дела;
сроки, которые надо соблюсти;
периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:

В — визиты, совещания; Д — делегирование дел; К— контроль;

П— в процессе, в деле;

ПК— поездки, командировки;

ПР— письменная работа, деловые письма, диктовка;

С— секретарь;

Т— телефонные разговоры;

Ч—процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

Составленный таким способом список заданий на день может выглядеть, например, так:

ПК— новое помещение для офиса;

В— Шишкин (компьютерная программа);

В— Иванов (экспертная оценка);

П— проект изучения рынка;

К— Сидоров (статистика сбыта);

ПР— Васильев (письмо);

Ч—специальный журнал для менеджеров;

Т— Кошкин (нехватка персонала);

Т— Сергей (вечерняя партия в бильярд).

После определения списка заданий на день Вам необходимо оценить

примерную продолжительность планируемых действий, например: П - проект изучения рынка – 3 часа.

Очевидно, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Однако после накопления некоторого опыта Вы научитесь более точно планировать свое время. Устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время. Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Сколько времени нужно резервировать «про запас»?

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что Вам следует охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Чем завершается планирование по методу «Альпы»?

Четвертая стадия планирования: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

Для этого, во-первых, установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени, и сократите время на все дела до совершенно необходимого. Рассмотрите каждое действие с точки зрения возможности его перепоручения и рационализации.

Результаты планирования дня по методу Альпы внесите в таблицу.

Таблица 11 – Проект дня по методу Альпы

Наименование действий на день	Количество часов	Приоритет	Перепоручение (делегирование)

Составить перечень дел по системе управления временем Б. Франклина: 6 ступеней пирамиды.

Пирамида Франклина – система

планирования и достижения краткосрочных и долгосрочных целей, предполагающая расположение в логической последовательность блоков (ступенек), каждый из которых содержит определенную цель:

жизненные ценности;
глобальные желания и цели («чего хочу от жизни?»);
генеральный план (ориентировочные цели на 5-

10 лет);

долгосрочный план (ориентировочные цели от 1

года до 5-ти лет);

краткосрочный план (цели от 1 месяца до 1 года);
цели на день.

В отличие от «Дерева целей» (см. ниже), данная методика нередко используется в тайм-менеджменте и отличается более глубоким анализом устремлений и желаний человека, при этом меньшей концентрацией на мелких шагах, которые нужно предпринять.